Réponse à toutes vos questions sur le passage à une liste unique

Pour rassembler tous vos contacts dans une liste, nous utilisons notre propre GDPR Contact Converter. Cette conversion vers une seule liste vous pose certainement question, c'est pourquoi nous mettons à votre disposition une liste de réponse. Si vous avez tout de même des questions, n'hésitez pas à nous contacter à l'adresse support@flexmail.be, nous nous ferons un plaisir de vous aider.


Qu'est-ce que le Contact Converter ?

Si vous utilisez plusieurs listes, il est fort probable que vos contacts se répètent plusieurs fois dans votre gestion de contacts. En soi, ce n'est pas un problème, mais cela rend la gestion des autorisations et des suppressions beaucoup plus complexe. Afin d'être conforme au RGPD en ce qui concerne votre communication de marketing par courrier électronique, nous créons une liste unique.

L'exportation et le rangement de ces données peut prendre beaucoup de temps. Afin que vous ne perdiez aucun contact et que vous conserviez une bonne visibilité, nous utilisons notre propre outil, le GDPR Contact Converter. Cet outil a été créé afin de restructurer vos contacts et de résoudre rapidement et facilement les conflits générés.

Nous garantissons un processus simple, vous faites les choix et gardez le contrôle. Ainsi, nous rangeons ensemble les listes existantes et les ajoutons à une grosse base de données unique composée de différents segments. De cette manière, nous évitons les doublons et les confusions.


Comment fonctionne le Contact Converter dans Flexmail ?

Nous créons d'abord une nouvelle base de données vide qui sert de base pour votre nouvelle gestion de contacts. Ensuite, liste par liste, nous ajoutons ou fusionnons vos contacts dans cette base de données. Vous pouvez choisir au début les listes que vous souhaitez utiliser et celles dont vous souhaitez vous débarrasser. Nous vous indiquons clairement le nombre de contacts présents dans chaque liste et à quelle date vous avez envoyé pour la dernière fois une campagne à chaque liste.


Qu'arrive-t-il aux listes que je ne sélectionne pas dans le Contact Converter ?

À la première étape du Contact Converter, vous êtes invité(e) à indiquer les listes que vous souhaitez fusionner. C'est à ce point que commence le rangement de vos listes.  Si vous disposez de listes que vous n'utilisez pas depuis plusieurs mois, cela signifie sans doute que vous n'en avez plus besoin.

Vous ne sélectionnez que les listes que vous souhaitez absolument garder. Si elles peuvent être supprimées, ne les cochez pas à cette étape. Après l'exécution du Contact Converter, il n'est plus possible de récupérer ces données. À cette étape, avant de prendre une décision, vérifiez bien que les données peuvent être supprimées. Vous avez encore des doutes ? Vous pouvez alors exporter les listes existantes, afin de disposer d'une copie de secours. Ne vous inquiétez pas, à la dernière étape nous vous demandons de nouveau de confirmer que vous avez terminé. Si nécessaire, vous pouvez à ce moment-là ajouter une liste oubliée.

Une trop grande quantité de contacts inutiles et des centaines de listes rendent votre compte illisible et difficile à utiliser. C'est une situation qu'il faut éviter. Veillez donc à ne conserver que les listes indispensables et profitez de l'occasion pour ranger totalement vos listes et rendre votre compte totalement conforme au RGPD. D'une pierre 2 coups !


Qu'arrive-t-il aux listes que je sélectionne dans le Contact Converter ?

D'abord, nous analysons tous les contacts de la liste et nous les comparons avec les contacts présents dans la nouvelle base de données. Cette analyse nous permet de savoir, en nous basant sur l'adresse e-mail, s'il y a des contacts déjà présents dans la base de données.

Si le contact se trouve déjà dans la base de données, nous comparons les champs de contacts. Si dans la liste, certains champs sont remplis qui étaient encore vides dans la base de données, ou si certaines données ne correspondent pas, un conflit est généré et vous pouvez indiquer quelle est la bonne information.

Si le contact correspond totalement dans les deux documents, nous ajoutons une source pour conserver l'origine du contact. De cette manière, il est également facile de diviser la base de données en segments.


Que se passe-t-il si certains contacts ne correspondent pas totalement ?

Si, aussi bien dans la base de données que dans la liste en cours de fusionnement, le même champ est rempli avec une donnée différente, nous indiquons un conflit au niveau de la fusion. Une fois que la liste entière a été analysée, vous pourrez indiquer si vous souhaitez utiliser les données de la liste ou celles déjà présentes dans la base de données.

Tenez compte du fait que vous devez faire un choix pour tous les conflits de cette liste. Les données que vous abandonnez sont supprimées définitivement.


Qu'arrive-t-il aux flux de travaux qui utilisent actuellement ma ou mes listes ?

Si nous remarquons qu'un flux de travaux utilisant votre liste est actif, nous l'interrompons automatiquement. Cela vous donne la possibilité d'adapter le flux de travaux, afin qu'il utilise les segments à la place des listes.


Qu'arrive-t-il aux contacts devant être supprimés ?

Les contacts pour lesquels la suppression est indiquée dans une liste sont placés sur la blackliste générale.


Qu'arrive-t-il aux campagnes déjà planifiées ?

Les campagnes déjà planifiées ne sont pas interrompues automatiquement. Vous devez donc vous assurer de ne pas les planifier au moment vous souhaitez exécuter le Contact Converter ou de les annuler avant de lancer le Contact Converter. Étant donné que vous allez effectuer des modifications aux listes de contacts, cela risque fortement de poser des problèmes si vous lancez tout de même la campagne pendant ce processus.

Pour les campagnes déjà envoyées, les rapports sont bien sûr complétés (suivi de lien, tarif de base, clics, etc.)


Qui est la personne la mieux placée pour exécuter le Contact Converter ?

Il faut que ce soit un utilisateur ADMIN.


Mes autres utilisateurs dans Flexmail peuvent-ils continuer à travailler ?

Non. Tant que le convertisseur est actif, les autres utilisateurs ne peuvent pas se connecter. Veillez donc à choisir une heure à laquelle personne ne doit travailler sur le compte.


Combien de temps faut-il pour finaliser l'opération du Contact Converter ?

L'exécution du convertisseur dépend du nombre de listes, du nombre de contacts et du nombre de conflits. Il est donc difficile de répondre précisément à cette question. Nous vous conseillons de l'exécuter à un moment où aucune campagne n'est prête à envoyer.


Qu'arrive-t-il aux droits d'accès de mes listes ?

Ces droits sont réinitialisés, il est donc important de paramétrer de nouveau les droits après l'exécution du Contact Converter. Cela n'est valide que pour les comptes Retail (détail).

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