Transfert des contacts via le Contact Converter

Afin de convertir facilement et de façon sûre vos listes en segments, vous pouvez utiliser le Contact Converter. Ce convertisseur vous guide à chaque étape du processus. 

Le Contact Converter vous aide à transférer vos listes vers une base de données pouvant être divisée en divers segments.

Pour des raisons pratiques, votre compte ne sera pas accessible aux autres utilisateurs pendant l'exécution du convertisseur. Nous souhaitons lier correctement à votre base de données les lectures de vos contacts effectuées après la conversion.

Du fait que nous devons pour cela bloquer votre compte, veillez à prévoir suffisamment de temps pour pouvoir exécuter la totalité du processus en une seule fois. Cela vous permettra de conserver une vision optimale des étapes à suivre.


Que puis-je faire pour rendre la conversion la plus harmonieuse possible ?

  • Nous vous conseillons de convertir vos listes en une seule fois. Vous pouvez faire une pause dans le processus, mais cela signifie que vos contacts ne peuvent pas vous joindre pendant plus longtemps.
  • Nous vous conseillons de réfléchir à l'horaire que vous choisissez. Si vous lancez la mise à jour tard dans la journée, ou bien le soir, celle-ci s'exécutera beaucoup plus rapidement que si vous l'effectuez entre 9 h 00 et 17 h 00.
  • Veillez à ne pas réaliser la mise à jour juste après une opération de publipostage. Vous et vos contacts ne pouvez pas accéder à Flexmail pendant l'exécution de ce processus. En repoussant une opération de publipostage, vous réduisez les risques que vos contacts essaient sans succès de vous joindre. 
  • Vérifiez à l'avance vos listes pour vous assurer qu'elles sont encore d'actualité et utilisables ?

1. Quelles sont les listes encore d'actualité pour vous ? 

Sélectionnez, sur la page suivante, les listes que vous souhaitez conserver. Les listes que vous cochez ici sont vérifiées et automatiquement converties en segments. À ce point, en laissant certaines listes non cochées, vous indiquez ne plus en avoir besoin et qu'elles peuvent donc être supprimées à la fin du processus. Ne vous inquiétez pas, à la dernière étape, nous vous présentons encore une vue d'ensemble qui vous permet de tout passer en revue une dernière fois. Si vous avez changé d'avis, vous pouvez à ce moment-là cocher des listes supplémentaires pour qu'elles soient converties.

2. Convertir une liste en segment 

Afin de pouvoir convertir les listes sélectionnées en segments, nous avons encore besoin de quelques informations supplémentaires. Vous commencez par la première liste que vous avez sélectionnée.

  1. Choisissez un nom pour votre segment. Nous indiquons également dans ce champ le nom de la liste principale, ce qui vous permet de le reconnaître facilement, mais vous pouvez bien sûr modifier ce nom.
  2. Auparavant, nous enregistrions une langue par liste. Après la conversion, chaque contact se voit attribuer sa propre langue, ce qui vous permet de mieux travailler avec. Vous devez saisir une langue dans le deuxième champ. Le convertisseur essaie toujours de reconnaître la langue de chaque contact, en fonction de ce qui a déjà été saisi. Si cela échoue, vous pouvez indiquer ici la langue « de secours » que nous devons utiliser dans ce cas pour les contacts de cette liste.
  3. Depuis l'entrée en vigueur du RGPD, il faut attribuer une source à chaque contact. À cette étape nous vérifions également les informations déjà présentes dans votre liste. Si nous ne parvenons pas à trouver une source, nous ajoutons la valeur que vous avez saisie ici en tant que « source de secours ».

Une fois que vous avez rempli ces trois champs, vous pouvez cliquer sur le bouton « Convertir définitivement cette liste ». À partir de ce moment, cette liste est définitivement convertie en segment. Ne vous inquiétez pas, vous ne perdrez aucune information.

Vous devez suivre exactement le même processus pour les listes suivantes. Si vous avez sélectionné beaucoup de listes, le processus risque de prendre beaucoup de temps. Cependant, cela en vaut la peine : votre vue d'ensemble sera par la suite beaucoup plus claire et vous n'aurez plus de doublons.

3. Oups, certains doublons présentent des données incohérentes

Après que vous avez converti votre première liste, nous vérifions pour chacune des listes suivantes si elles contiennent des doublons de votre première liste. Dans ce cas, nous comparerons toujours les informations dans les champs de contact. Si un champ est resté vide dans votre base de données et que l'information le concernant se trouve dans la nouvelle liste à ajouter, nous complétons tout simplement cette information.

Cependant, lorsque les informations diffèrent, des conflits peuvent apparaître. Dans ce cas, vous êtes redirigé(e) vers la page suivante :

Vous êtes prêt(e) à exécuter la conversion ? 

Dès que vous avez converti toutes les listes, votre nouvelle base de données est prête, avec les segments correspondants. Pendant la conversion, vous pouvez consulter à droite un aperçu du nombre de contacts uniques dans la base de données et des différents segments créés à partir des listes rangées.

Vous avez terminé ? Dans ce cas, vous pouvez finaliser l'exécution du convertisseur. À ce moment, toutes les autres listes que vous n'aviez pas sélectionnées pour la conversion sont définitivement supprimées. Si vous vous rendez-compte que vous avez oublié une liste, vous pouvez encore la convertir.

Dès que vous finalisez l'exécution du convertisseur, votre compte est débloqué et vous pouvez commencer à utiliser vos nouveaux segments :

Ici, vous devez sélectionner les langues dans lesquelles vous allez envoyer des e-mails. Nous présélectionnerons ces langues en fonction des contacts déjà présents dans votre base de données. Si vous ne prévoyez pas de commencer à envoyer des e-mails dans de nouvelles langues, vous pouvez simplement confirmer votre choix de langue.

Si vous avez sélectionné plusieurs langues, vous devrez sélectionner une langue de secours (fallback). Supposons que vous souhaitiez créer un nouveau champ personnalisé à l'avenir. Si vous incluez ce champ personnalisé sur votre page de mise à jour, vous souhaiterez probablement afficher ce champ dans la langue du contact qui met à jour son profil. Parce que nous comprenons que vous pourriez avoir besoin d'envoyer ces noms des champs à une agence de traduction, nous n'exigeons pas ces traductions au moment de la création (mais nous vous avertirons que certaines traductions manquent). En cas de traductions manquantes, la langue de secours sera affichée. C'est pourquoi cette langue est toujours requise lors de la création d'une nouvelle ressource qui peut être consultée par vos contacts.


Vidéo

Ce n’est pas encore tout à fait clair comment convertir vos contacts avec le Contact Converter ? Regardez ce webinaire. Au moyen d’une démonstration en direct, nous vous montrerons comment passer de plusieurs listes à une liste unique et créer des segments par la suite.


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