Comment puis-je me préparer au Contact Converter?
Le Contact Converter est un outil simple permettant de convertir toutes les listes en une base de données unique. Cette base de données contient toutes les informations de vos contacts, enregistrées de façon centralisée et non plus éparpillées dans diverses listes. Vous n'envoyez bien sûr pas toujours une campagne à une seule liste. C'est pourquoi vous pouvez diviser cette base de données en divers segments. Il se peut que certains de vos contacts soient présents à plusieurs niveaux dans un seul segment, mais les données de ces contacts en particulier sont partout identiques, même si vous réalisez des modifications.
Bien sûr, nous ne fusionnons pas toutes les listes sans réfléchir. Le Contact Converter est une sorte d'assistant qui vous guide dans ce processus. Il est important de garder à l'esprit qu'en tant qu'utilisateur(trice), c'est vous qui décidez de ce qui doit se passer. Vous choisissez les listes qui doivent être conservées et celles qui ne doivent pas l'être, quelles informations d'un contact doivent être conservées, etc.
Nous passons en revue toutes les listes étape par étape et vous décidez de ce que nous devons faire. Aussi, vous n'avez pas à vous inquiéter de perdre des informations.
Préparation
Nous pouvons nous imaginer que vous ayez tout de même des réticences à utiliser le Contact Converter. C'est tout à fait compréhensible ! Ce sont vos contacts qui sont convertis, tous les contacts dont vous avez besoin pour vos campagnes.
Afin de vous rassurer, voici quelques astuces pour vous aider. Il est très important de bien se préparer.
Le convertisseur de contacts n'est pas seulement nécessaire pour le RGPD, c'est également l'opportunité parfaite de réorganiser votre gestion de vos contacts.
- Comment gérez-vous vos contacts actuellement ?
- De quelles listes avez-vous encore besoin ?
- Quelles listes n'avez-vous pas utilisé depuis longtemps ? En avez-vous encore besoin ?
- Comment souhaitez-vous répartir vos contacts ? Sur quelles informations souhaitez-vous vous baser lors de la création de vos groupes cibles ?
Ce sont quelques questions qu'il est bon de se poser à l'avance.
Choisissez un bon moment pour entamer la conversion
Tenez compte du fait que, pendant ce processus, Flexmail est temporairement inaccessible, aussi bien pour vous que pour vos clients. Veillez donc surtout à ne pas réaliser la mise à jour juste après une opération de publipostage. Vous et vos contacts ne pouvez pas accéder à Flexmail pendant l'exécution de ce processus. Ce serait donc courir le risque que vos contacts essaient sans succès de vous joindre suite à l'opération de publipostage. Nous vous conseillons donc de repousser soit l'opération de publipostage, soit l'opération de conversion.
Il est possible de mettre le processus en pause à certains moments, mais nous vous conseillons de convertir vos listes en une seule fois. Si vous mettez le processus en pause, vous restez en effet plus longtemps injoignable pour vos contacts.
Pensez également à l'heure que vous choisissez pour exécuter le GDPR Contact Converter. Si vous lancez la mise à jour tard dans la journée, ou bien le soir, celle-ci s'exécutera beaucoup plus rapidement que si vous l'effectuez entre 9 h 00 et 17 h 00. Bien sûr, plus vos contacts sont nombreux, plus la fusion dure longtemps. Pas de quoi s’inquiéter.