À propos des comptes inactifs

Flexmail supprime automatiquement les comptes qui ont été inactifs pendant une période prolongée. Cette mesure vise à respecter la législation sur la protection des données et à assurer la sécurité de nos systèmes. Si votre compte remplit les critères requis, vous recevrez un avertissement préalable et disposerez d'un délai pour agir avant toute suppression.

Cet article explique à quel moment un compte devient inactif, ce qui se passe pendant la période de grâce et ce que vous pouvez faire pour éviter la suppression.

Quand un compte est-il considéré comme inactif ?

Un compte Flexmail est considéré comme inactif lorsque les trois conditions suivantes sont simultanément remplies :

• Aucune campagne n'a été envoyée depuis le compte au cours des 12 derniers mois
• Aucune requête API n'a été traitée au cours des 12 derniers mois
• Aucun abonnement payant actif n'est associé au compte

Les comptes de test suivent une règle différente : ils sont automatiquement supprimés après 30 jours, sans période de grâce.

Que se passe-t-il lorsque votre compte est signalé comme inactif ?

Tous les utilisateurs disposant de droits d'administrateur sur le compte reçoivent une notification par e-mail. À partir de ce moment, le compte entre dans une période de grâce de 30 jours.

Durant la période de grâce :

• Vous pouvez toujours vous connecter et consulter vos données
• Vous pouvez exporter vos contacts, rapports et autres données
• Vous ne pouvez pas envoyer de campagnes

Une semaine avant la fin de la période de grâce, tous les utilisateurs administrateurs reçoivent un deuxième e-mail de rappel.

Si aucune action n'est entreprise durant la période de grâce, le compte est définitivement supprimé à l'expiration des 30 jours.

Que sont les données supprimées ?

Lorsqu'un compte est définitivement supprimé, tout ce qu'il contient est effacé :

• Tous les contacts et l'historique des contacts
• Toutes les campagnes, modèles et messages
• Tous les rapports et statistiques
• Tous les détails de paiement et clés API
• Toutes les autres données d'utilisation

Une fois supprimées, les données ne peuvent pas être restaurées. Les liens présents dans les e-mails que vous avez déjà envoyés cesseront également de fonctionner pour vos contacts.

Comment maintenir votre compte actif

Si vous souhaitez conserver votre compte, la solution la plus simple est de vous connecter et d'envoyer au moins une campagne par an, ou de maintenir un abonnement actif. Vous pouvez également nous contacter directement à l'adresse sales@flexmail.be et nous vous aiderons à trouver la formule adaptée à vos besoins.

Que faire si vous n'avez plus besoin de votre compte ?

Si vous n'avez plus besoin de votre compte Flexmail, vous n'avez rien à faire. Votre compte sera supprimé automatiquement une fois la période d'inactivité et la période de grâce écoulées.

Si vous disposez encore de données que vous souhaitez conserver, telles que des fiches contact, des statistiques de campagne ou des modèles, veillez à les exporter pendant la période de grâce avant la suppression du compte.

Puis-je créer un nouveau compte après la suppression ?

Oui. Une fois un compte supprimé, vous pouvez créer un nouveau compte Flexmail en utilisant la même adresse e-mail. Vos données précédentes ne seront pas disponibles dans le nouveau compte.

Erreurs courantes à éviter

Ne pas voir la notification d'inactivité

L'e-mail d'avertissement est envoyé à tous les utilisateurs administrateurs du compte. Si des changements de personnel font que les administrateurs d'origine ne travaillent plus dans votre entreprise, ces notifications risquent de ne pas être lues. Veillez à maintenir votre liste d'utilisateurs administrateurs à jour afin que les bonnes personnes reçoivent les alertes relatives au compte.

Supposer qu'une connexion compte comme activité

Le simple fait de se connecter ne remet pas le compteur d'inactivité à zéro. L'activité est mesurée par les envois de campagnes et les requêtes API. Si vous vous connectez pour vérifier quelque chose sans envoyer de campagne, le compteur continue de s'écouler.

Attendre le dernier jour pour exporter

Vous disposez de 30 jours pendant la période de grâce, mais la tendance est à la procrastination. La réception du premier e-mail de notification est le signal d'exporter vos données immédiatement, et non d'attendre pour voir.

Prochaines étapes

Si vous avez reçu un avertissement d'inactivité et souhaitez conserver votre compte, les actions les plus importantes à entreprendre sont les suivantes :

• Vous connecter et envoyer une campagne pour remettre le compteur d'inactivité à zéro
• Ou réactiver votre compte avec un abonnement payant
• Si vous ne souhaitez pas conserver le compte, exportez vos contacts et toutes les données que vous souhaitez garder avant la fin de la période de grâce