Comment optimiser l'utilisation des formulaires ?

Les formulaires constituent un outil pratique pour envoyer des invitations ou solliciter des informations complémentaires auprès de vos contacts. Pour tirer pleinement parti de vos formulaires, vous avez certainement déjà accordé une attention particulière à la qualité de votre e-mail, l'objet de celui-ci et le bon moment pour lancer votre campagne. Vous pouvez également améliorer le formulaire en lui-même de diverses manières.


La base : L'intégration de la base de données

Les formulaires servent à saisir des données. Pour exploiter au mieux vos formulaires, il faut donc impérativement les intégrer à votre base de données.

Cette intégration vous facilitera le travail lors de nombreuses étapes ultérieures. Nous attirons votre attention sur le fait que les formulaires ne peuvent créer de nouveaux champs dans votre base de données. En effet, les réponses de vos contacts ne pourront être ajoutées qu'à un champ déjà existant dans la base de données. Vous devez donc créer le champ au préalable.


Personnalisation

Afin de faciliter la saisie des contacts, vous devez personnaliser votre formulaire. Reliez les noms de champs et les blocs de texte à votre base de données en utilisant des espaces réservés. Vous pouvez ainsi appeler vos contacts par leur nom ou vous reporter à d'autres informations personnelles que ces derniers vous ont déjà communiquées, tout en posant la question souhaitée.

Vous avez également la possibilité de personnaliser votre formulaire en pré-remplissant une valeur dans le champ du formulaire.

De ce fait, plutôt que d'envoyer la demande suivante :
Inscrivez-vous à notre programme de fidélité. Dites-nous quels produits vous intéressent et vous bénéficierez d'une réduction de 20% le jour de votre anniversaire.

Vous pouvez plutôt leur envoyer le message suivant  :
Julia, nous vous invitons à rejoindre notre programme de fidélité. Dites-nous quels produits vous intéressent et vous bénéficierez d'une réduction de 20% le jour de votre anniversaire.

De plus, vous pouvez pré-remplir une catégorie de produits en fonction des intérêts que votre contact a déjà manifestés.

Si vous créez un formulaire pour permettre aux destinataires de s'inscrire à un événement, vous pouvez les aider à remplir plus facilement le formulaire en y intégrant déjà les données dont vous disposez à leur sujet. Si ces personnes actualisent ou confirment simplement ces données, vous avez la certitude que les informations contenues dans votre base de données sont à jour.


Intégration des workflows

Vous pouvez utiliser des formulaires et l'intégration de bases de données pour créer des workflows. Les réactions de vos contacts sont susceptibles de déclencher un workflow :

  • Lorsqu’ils ouvrent un formulaire
  • Lorsqu’ils remplissent un formulaire
  • Lorsqu’ils rejoignent ou quittent une préférence via un formulaire
  • Lorsqu’ils rejoignent ou quittent un intérêt via un formulaire
  • Lorsqu’ils rejoignent ou quittent une liste via un formulaire

Tous ces éléments sont susceptibles de déclencher une action. Pour exploiter cette fonctionnalité, il est notamment judicieux de lancer une série de campagnes.

En voici un exemple simple

Créez une série de catégories dont chaque série comprend des messages présentant l'un de vos produits. Le type de catégorie dépendra des intérêts de vos contacts.

  • Pour les animaleries : le thème de la catégorie dépendra du type d'animal qui intéresse votre contact. Chaque message de cette catégorie peut mettre en avant les produits que vous proposez pour cet animal : aliments, jouets, médicaments, articles de toilettage, etc.
  • Pour les magasins spécialisés dans les cosmétiques : le thème peut porter sur les soins capillaires, les soins pour la peau, et être ensuite subdivisé en fonction du type de cheveux ou de peau. Chaque message peut mettre en avant un produit que vous produisez ou que vous vendez : un shampoing, un après-shampoing, un produit coiffant, etc.
  • Pour les cinémas : le thème de la catégorie peut être subdivisé en fonction du genre de film, avec pour chaque message une place de cinéma.

Vous remarquerez que ces exemples permettent à vos contacts de s'abonner à plus d'une catégorie.

Voici ce que vous pouvez faire :

  • Préparez vos catégories à l'avance. Chaque catégorie correspond à un intérêt et à une série d'e-mails. Nous vous conseillons de créer ces e-mails avant d'envoyer votre formulaire et de veiller à ce que chaque message présente un produit.
  • Créez les centres intérêts dans votre base de données dont chacun correspondra à un centre d'intérêt dans une catégorie. Les centres d'intérêt figurant dans votre base de données comportent la valeur 1 ou 0. Vous pouvez copier le centre d'intérêt de cette valeur à partir d'un autre centre d'intérêt. Ainsi, si votre client a manifesté son intérêt pour les aliments pour chats en cliquant sur un lien lié à un centre d'intérêt, cela signifie qu'il s'intéressera certainement à la catégorie relative aux produits de toilettage pour chats.
  • Créez votre formulaire. Dans ce formulaire, demandez à vos contacts s'ils sont intéressés par chaque catégorie.
  • Créez un workflow automatique avec un double déclencheur : les contacts qui a) ont rempli le formulaire ET b) ont exprimé leur intérêt pour vos catégories recevront chaque semaine la série de campagnes qui contiendra les e-mails correspondants.
  • (Facultatif) Vous pouvez créer d'autres workflows pour les contacts qui n'ont jamais rempli le formulaire ou bien qui l'ont ouvert mais ne l'ont pas rempli. Dans ce cas, vous pouvez leur envoyer un message de rappel avec un lien vers le même formulaire et les inviter à s'abonner à vos catégories.
  • Ensuite, vous pouvez envoyer votre campagne d'abonnement à vos catégories en incluant le lien vers le formulaire. Vos déclencheurs s’activeront et enverront automatiquement les catégories par le biais de vos workflows.
  • Enfin et surtout, surveillez les rapports de toutes les campagnes associées.

Vous pouvez envoyer un formulaire à votre client pour qu'il s'inscrive aux cours en fonction de l'intérêt exprimé. Il remplira le formulaire et cela pourra déjà déclencher automatiquement l'envoi de la campagne suivante, à savoir une campagne tous les 7 jours pendant les deux mois suivants jusqu'à ce qu'il ait achevé le cours. La dernière campagne pourrait consister à créer un sondage et à demander un feedback sur les cours. Autre possibilité : si vos contacts ont ouvert la campagne mais n'ont pas rempli le formulaire, il est possible de créer un workflow différé pour leur rappeler de s'inscrire aux cours au bout d'un certain temps.


E-mail de confirmation

N'oubliez jamais de préparer un bel e-mail de confirmation pour remercier vos contacts d'avoir rempli votre formulaire et utilisez le caractère de remplissage #formdata# pour leur transmettre leurs réponses aux questions de votre formulaire.

Dans cet article, vous ne trouverez qu'un petit exemple. Le recours à votre base de données, à vos formulaires et à vos workflows forme une combinaison très efficace. Avec un peu de créativité, vous pourrez la faire fonctionner à votre avantage pour n'importe quel objectif.

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