Créer un workflow

Cet article vous guide dans la construction d'un workflow dans Flexmail, de la création du workflow à la configuration de chaque type de bloc. Avant de commencer, suivez les étapes de planification décrites dans « Démarrer avec les workflows » pour vous assurer que votre objectif, votre audience et votre contenu sont prêts.

Prérequis

• Vous avez accès à Automatisation > Workflows dans votre compte Flexmail.
• Vous avez esquissé sur papier la séquence de votre workflow : déclencheur, blocs, temps d'attente, branches.
• Tous les messages que vous prévoyez d'envoyer sont créés et prêts dans Campagnes > Messages.

Créer un nouveau workflow

• Allez dans Automatisation, puis Workflows.
• Cliquez sur Ajouter un nouveau workflow.
• Saisissez un nom pour votre workflow et sélectionnez une catégorie.

• Choisissez un modèle de workflow ou sélectionnez Workflow personnalisé pour partir de zéro.

  Les modèles fournissent une séquence de blocs pré-assemblée pour des scénarios courants tels que les séries de bienvenue et les suivis d'événement.

• Cliquez sur Ajouter.

  

Configurer le bloc de départ

Chaque workflow commence par un bloc de départ. Celui-ci définit qui entre dans le workflow et ce qui déclenche son entrée.

• Cliquez sur le bloc de départ pour ouvrir ses paramètres.
• Choisissez un type de déclencheur, par exemple « Contacts qui se sont inscrits via un formulaire opt-in », « Contacts qui ont cliqué sur un lien » ou « Contacts dont un champ de date correspond ».
• Sélectionnez le formulaire, la campagne, l'intérêt ou le champ spécifique en fonction du type de déclencheur.
• Si vous souhaitez que les contacts existants qui remplissent déjà la condition entrent également dans le workflow, cochez « Inclure tous les contacts qui remplissent déjà cette condition ».
• Ajoutez des conditions ET/OU si vous devez affiner davantage les critères d'entrée.
• Cliquez sur Sauvegarder.

Ajouter des blocs à la séquence

Une fois le bloc de départ configuré, cliquez sur l'icône + sous n'importe quel bloc pour ajouter l'étape suivante. Chaque type de bloc est décrit ci-dessous.

Bloc d'envoi, campagne

• Cliquez sur + et sélectionnez Envoyer une campagne.
• Renseignez le nom de la campagne et les détails de l'expéditeur.
• Sélectionnez le message dans votre liste de messages.
• Définissez le moment d'envoi : immédiatement, à une heure fixe ou des jours spécifiques dans une plage horaire spécifique.
• Cliquez sur Sauvegarder.

Bloc d'envoi, notification interne

• Cliquez sur + et sélectionnez Notification interne.
• Saisissez l'adresse e-mail du destinataire, l'objet et le contenu de la notification.
• Définissez le moment d'envoi et cliquez sur Sauvegarder.

Les notifications internes alertent votre équipe lorsqu'un contact effectue une action qualifiante, une soumission de formulaire, un clic sur un lien ou tout autre déclencheur. C'est ainsi que vous faites le pont entre l'automatisation marketing et le suivi humain.

Bloc d'attente

• Cliquez sur + et sélectionnez Attente.
• Choisissez entre Date pour attendre pendant une durée fixe (minutes, heures, jours, semaines) ou attendre qu'une condition soit remplie.
• Si vous attendez une condition, sélectionnez le déclencheur et ajoutez éventuellement un déclencheur de date pour définir un temps d'attente maximum.
• Cliquez sur Sauvegarder.

Bloc si/sinon

• Cliquez sur + et sélectionnez Si/sinon.
• Définissez la condition : inscription à un intérêt, valeur de champ, interaction avec une campagne, complétion d'un formulaire, etc.
• Deux chemins apparaissent : Oui (condition remplie) et Non (condition non remplie). Ajoutez les blocs suivants à chaque chemin indépendamment.

Bloc d'action de contact

• Cliquez sur + et choisissez l'action : ajouter à un intérêt, retirer d'un intérêt, mettre à jour un contact, supprimer le contact, ajouter à la liste noire.
• Configurez les détails de l'action et cliquez sur Sauvegarder.

Activer votre workflow

Lorsque tous les blocs sont configurés, cliquez sur Démarrer le workflow. À partir de ce moment, les contacts qui remplissent les conditions de votre bloc de départ entreront automatiquement dans le workflow.

Conseils de pro

• Nommez clairement votre workflow avant de sauvegarder : « Série de bienvenue, abonnés » est plus utile que « Workflow 3 ». Vous vous remercierez lorsque vous aurez 20 workflows en cours d'exécution.
• Testez d'abord avec un petit groupe interne. Faites passer des contacts de test par chaque chemin du workflow, y compris les deux branches de tout bloc si/sinon, avant la mise en service.
• Vérifiez les résultats du workflow au cours de la première semaine suivant l'activation. Regardez combien de contacts se trouvent dans chaque bloc, si certains sont bloqués et si les campagnes fonctionnent comme prévu.

Erreurs courantes à éviter

• Référencer dans un bloc d'envoi un message qui n'est pas encore finalisé. Le workflow utilisera sa copie locale pour l'envoi. Finalisez et mettez à jour tous les messages avant d'activer.
• Laisser des chemins si/sinon sans action ultérieure. Les contacts sur un chemin sans bloc suivant sortiront du workflow.
• Ne pas cocher « Inclure les contacts existants » dans le bloc de départ alors que vous souhaitez que votre liste actuelle entre dans le workflow. Par défaut, seuls les nouveaux contacts qui remplissent les conditions de déclenchement entreront.

Prochaines étapes

• Voir « Référence des blocs et déclencheurs de workflow » pour un aperçu complet de tous les déclencheurs et actions disponibles.
• Voir « Modifier des workflows actifs » pour des conseils sur la modification d'un workflow pendant son exécution.
• Voir « Exemples de workflows » pour huit scénarios prêts à être adaptés.