À propos des sources

Une source vous indique comment un contact est arrivé dans votre base de données. Il s'agit d'un champ obligatoire pour chaque contact dans Flexmail, et ce n'est pas un simple détail administratif. Sous le RGPD, vous devez pouvoir prouver d'où viennent les données personnelles d'un contact s'il exerce un jour son droit d'accès.

Comment les sources sont attribuées

Via un formulaire d'opt-in

Lorsqu'un contact s'inscrit via l'un de vos formulaires d'opt-in, Flexmail enregistre automatiquement le nom de ce formulaire comme source du contact. Aucune action n'est requise de votre part.

Via un import

À chaque import, vous devez indiquer une source pour les contacts de ce fichier. Vous pouvez sélectionner une source existante ou en créer une nouvelle. Utilisez un nom clair et traçable. Une mention comme "Export fichier clients 2025-03" ou "Salon professionnel Bruxelles 2025" est bien plus utile qu'une étiquette générique.

Ajouté manuellement

Lorsque vous ajoutez un contact manuellement, vous lui attribuez une source au moment de sa création. C'est l'endroit idéal pour consigner le contexte précis, par exemple "Liste d'inscription événement XYZ" ou "Demande personnelle lors d'une conférence".

Les contacts peuvent-ils voir leur source ?

Non. Les sources restent internes à votre compte. Les contacts ne les voient jamais. Elles vous aident à suivre l'origine de vos données pour vos propres archives et pour le respect du RGPD.

Un contact peut avoir plusieurs sources

Si la même personne s'inscrit via un formulaire d'opt-in et est ensuite réimportée depuis un fichier clients, les deux sources sont ajoutées à son profil. Les sources ne sont jamais écrasées, elles s'accumulent. Cela vous donne une vue complète de tous les points de contact par lesquels un contact est arrivé dans votre base de données.

Source d'un contact et source d'un choix de consentement au suivi des ouvertures

La source d'un contact indique d'où provient le contact, par exemple un formulaire ou un import. C'est une information différente de la source du choix dans le journal de consentement au suivi des ouvertures (Opt-in form, Campaign, Profile page, API, Import ou Manual). Flexmail enregistre cette dernière automatiquement dès qu'un choix est consigné.

Éviter les erreurs courantes

Utiliser des noms de source génériques

Une source nommée "Import" ou "Site web" ne vous sera d'aucune utilité six mois plus tard. Une source nommée "Inscription newsletter via page d'accueil T1 2025" vous indique exactement d'où viennent ces contacts. Prenez le temps de choisir un nom précis lors de la création d'une source.

Ne pas consigner les contacts ajoutés manuellement

Lorsque vous ajoutez un contact après un appel téléphonique, une réunion ou une demande personnelle, enregistrez-le tout de suite avec une source précise. Des sources vagues ou manquantes sur les contacts ajoutés manuellement forment une faiblesse fréquente au regard du RGPD, car vous ne pouvez pas prouver l'origine des données de ce contact.

Penser que vous pouvez modifier ou supprimer des sources

Les sources sont associées aux contacts et font partie de votre journal d'audit RGPD. Vous ne pouvez pas modifier ou ajuster rétroactivement la source attribuée lors d'un import passé. Renseignez la bonne source dès l'importation.

Prochaines étapes

• Consultez "Ajouter des contacts" pour voir comment les sources sont attribuées pendant le processus d'import.
• Consultez "Données obtenues légitimement" pour une explication complète des obligations du RGPD sur les données de contact.
• Consultez "Les contacts dans Flexmail" pour un aperçu de toutes les données conservées sur un contact.

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