À propos des sources
Une source vous indique comment un contact s'est retrouvé dans votre base de données. C'est un champ obligatoire pour chaque contact dans Flexmail, et ce n'est pas qu'un simple détail administratif. En vertu du RGPD, vous devez pouvoir démontrer d'où proviennent les données personnelles d'un contact s'il exerce un jour son droit d'accès.
Comment les sources sont attribuées
Via un formulaire d'opt-in
Lorsqu'un contact s'inscrit via l'un de vos formulaires d'opt-in, Flexmail enregistre automatiquement le nom de ce formulaire comme source du contact. Aucune action n'est requise de votre part.
Via un import
À chaque import, il vous est demandé de préciser une source pour les contacts de ce fichier. Vous pouvez sélectionner une source existante ou en créer une nouvelle. Choisissez un nom porteur de sens et traçable. Quelque chose comme « Export fichier clients 2025-03 » ou « Salon professionnel Bruxelles 2025 » est bien plus utile qu'une étiquette générique.
Ajouté manuellement
Lorsque vous ajoutez un contact manuellement, vous lui attribuez une source au moment de la création. C'est l'endroit idéal pour consigner le contexte précis, par exemple « Feuille d'inscription Événement XYZ » ou « Demande personnelle lors d'une conférence ».
Les contacts peuvent-ils voir leur source ?
Non. Les sources sont internes à votre compte. Les contacts ne les voient jamais. Elles existent pour vous aider à tracer la provenance de vos données, pour vos propres archives et pour la conformité au RGPD.
Un contact peut avoir plusieurs sources
Si la même personne s'inscrit via un formulaire d'opt-in et est ensuite réimportée depuis un fichier clients, les deux sources sont ajoutées à son profil. Les sources ne sont jamais écrasées ; elles s'accumulent. Vous obtenez ainsi une vue complète de tous les points de contact par lesquels un contact est entré dans votre base de données.
RGPD si un contact soumet une demande de droit d'accès au titre du RGPD, vous êtes tenu de lui indiquer quelles données personnelles vous détenez à son sujet et d'où elles proviennent. Votre champ source est précisément l'endroit où cette information est stockée. Veillez à ce que vos noms de sources soient clairs et traçables.
Erreurs courantes à éviter
Utiliser des noms de sources génériques
Une source nommée « Import » ou « Site web » ne vous apprendra rien d'utile six mois plus tard. Une source nommée « Inscription newsletter via la page d'accueil T1 2025 » vous indique précisément d'où viennent ces contacts. Prenez le temps d'être spécifique lorsque vous créez des noms de sources.
Ne pas consigner les ajouts manuels de contacts
Lorsque vous ajoutez un contact à la suite d'un appel téléphonique, d'une réunion ou d'une demande personnelle, consignez-le immédiatement avec une source précise. Des sources vagues ou manquantes sur les contacts ajoutés manuellement constituent un point de faiblesse courant en matière de RGPD, car vous ne pouvez pas démontrer l'origine des données de ce contact.
Penser que vous pouvez modifier ou supprimer des sources
Les sources sont ajoutées aux contacts et font partie de votre piste d'audit RGPD. Vous ne pouvez pas modifier ni changer rétroactivement la source attribuée à un import passé. Faites-le correctement dès l'import.
Étapes suivantes
- Lisez « Ajouter des contacts » pour voir comment les sources sont attribuées durant le processus d'import.
- Lisez « Données légitimement reçues » pour une explication complète des obligations RGPD relatives aux données de contact.
- Lisez « Comprendre Les contacts » pour un aperçu de toutes les données stockées sur un contact.