Mettre à jour des contacts existants
Votre base de données de contacts n'est pas figée. À mesure que les informations de vos contacts évoluent — entreprise, préférences ou adresse e-mail —, vous pouvez maintenir Flexmail à jour de plusieurs façons. Cet article explique chaque méthode et le fonctionnement de la logique de mise à jour.
Avant de commencer
Avant de mettre à jour des contacts via un import, assurez-vous que les en-têtes de colonnes correspondent aux noms de champs ou aux placeholders Flexmail. Un mapping incorrect est la cause la plus fréquente de données qui se retrouvent au mauvais endroit.
Comment les contacts peuvent se mettre à jour eux-mêmes
Les contacts peuvent mettre à jour leurs propres informations via :
- Leur page de préférences : une page personnelle où les contacts peuvent gérer leurs intérêts publics. Vous pouvez y créer un lien à l'aide du placeholder #update# dans vos e-mails. Les champs personnalisés et les autres détails du contact ne peuvent pas être modifiés depuis cette page.
- Un formulaire : si vous créez un formulaire connecté à la base de données de contacts et que vous en partagez le lien, les contacts peuvent mettre à jour leurs informations en le remplissant.
Lorsqu'un contact met à jour ses propres données, Flexmail considère toujours cette version comme la plus exacte.
Comment vous pouvez mettre à jour les contacts
Via un import
La manière la plus efficace de mettre à jour un grand nombre de contacts en une seule fois est un nouvel import. Lorsque Flexmail trouve une adresse e-mail qui existe déjà dans votre compte, il met à jour la fiche de ce contact plutôt que de créer un doublon.
La logique de mise à jour fonctionne comme suit :
- La valeur d'un champ n'est mise à jour que lorsque le nouveau fichier contient une valeur différente et non vide pour ce champ.
- Si une colonne est vide ou absente de votre fichier, la valeur existante reste inchangée.
- Pour les champs à choix multiple, les valeurs sélectionnées sont remplacées par celles présentes dans le nouveau fichier.
- Les sources et les intérêts ne sont jamais écrasés. Les nouvelles valeurs s'ajoutent aux existantes.
Sur la page de détail du contact
Ouvrez la page de détail d'un contact depuis l'aperçu des contacts et modifiez directement n'importe quel champ. Les changements prennent effet immédiatement.
Via un workflow
Les workflows peuvent mettre à jour automatiquement les champs de contact en fonction d'actions ou de déclencheurs. Par exemple, vous pouvez configurer un workflow qui met à jour un champ « Dernier événement suivi » lorsqu'un contact clique sur un lien d'inscription.
Que se passe-t-il avec les adresses e-mail en doublon dans un fichier ?
Si la même adresse e-mail apparaît plusieurs fois dans votre fichier d'import, Flexmail traite les lignes dans l'ordre. La première ligne définit les valeurs initiales, et chaque ligne suivante les met à jour selon la même logique que ci-dessus. Les sources et les intérêts de toutes les lignes sont combinés. Le récapitulatif d'import affichera un avertissement pour les lignes en doublon afin que vous en soyez informé.
Erreurs courantes à éviter
Écraser de bonnes données avec des colonnes vides
Si votre fichier de mise à jour ne contient pas les colonnes que vous ne souhaitez pas modifier, ce n'est pas un problème. Flexmail ne touchera pas à ces champs. En revanche, si une colonne est présente mais que ses cellules sont vides, et que le contact existant a une valeur dans ce champ, Flexmail laissera la valeur existante inchangée (puisque la nouvelle valeur est vide). N'incluez pas de colonnes avec des valeurs vides si vous souhaitez effacer un champ ; cela nécessite une autre approche.
Oublier que les champs à choix multiple sont remplacés, et non fusionnés
Contrairement aux intérêts et aux sources, les valeurs des champs à choix multiple sont remplacées par ce qui se trouve dans votre nouveau fichier. Si un contact a actuellement « Bronze » sélectionné dans un champ de niveau et que votre fichier de mise à jour le laisse vide, la valeur sera effacée. Incluez la valeur complète souhaitée dans votre fichier de mise à jour.
Mapping de champs incorrect lors d'une réimportation
Si vos en-têtes de colonnes ont changé depuis le dernier import, vérifiez attentivement l'étape de mapping. Une colonne associée automatiquement au mauvais champ peut écraser silencieusement les données de l'ensemble de votre liste de contacts.
Étapes suivantes
- Lisez « Lier les champs de la base de données au fichier d'import » pour un guide détaillé sur l'étape de mapping.
- Lisez « Gérer vos contacts » pour voir comment modifier des contacts individuels depuis l'aperçu des contacts.
- Lisez « À propos des workflows » si vous souhaitez automatiser les mises à jour de contacts en fonction du comportement face aux campagnes.