Démarrer avec les workflows

Les workflows sont des scénarios automatisés qui s'exécutent en arrière-plan de votre compte Flexmail. Une fois que vous en avez configuré un, il s'exécute automatiquement chaque fois que votre déclencheur défini se produit, sans aucune intervention manuelle. Un contact s'inscrit, clique sur un lien, remplit un formulaire, atteint une date ou correspond à une condition, et le workflow se déclenche.

Bien utilisés, les workflows envoient le bon e-mail au bon contact exactement au bon moment, à grande échelle, sans effort manuel continu.

Pourquoi utiliser des workflows ?

La principale valeur ajoutée des workflows est qu'ils effectuent une action automatiquement chaque fois qu'elle est déclenchée par le comportement de vos contacts, leurs interactions avec votre campagne ou d'autres événements. Ils fonctionnent, selon des règles préétablies, en arrière-plan, sans nécessiter votre intervention sur le moment. Avec les workflows, vos campagnes ne dorment jamais.

Les possibilités offertes par les workflows sont nombreuses. Par exemple, vous pouvez envoyer des messages de bienvenue à vos nouveaux abonnés, des e-mails d'anniversaire, des messages liés à un événement comme des rappels et des sondages après un événement, des informations complémentaires sur certains produits en fonction des liens sur lesquels vos contacts ont cliqué, et bien d'autres encore. Les workflows sont toujours une bonne idée pour effectuer les actions nécessaires à chaque étape du cycle marketing.

Ce que les workflows permettent de faire

  • Envoyer un e-mail de bienvenue dès que quelqu'un s'inscrit.
  • Effectuer un suivi automatique lorsqu'un contact clique sur un lien spécifique dans une campagne.
  • Envoyer un e-mail d'anniversaire chaque année en fonction d'un champ de date.
  • Alerter votre équipe commerciale lorsqu'un contact remplit un formulaire de contact.
  • Guider les nouveaux contacts à travers une série d'e-mails d'onboarding sur plusieurs semaines.
  • Supprimer des contacts de votre base de données lorsqu'ils répondent à des critères d'inactivité spécifiques.

Comment un workflow est construit

Chaque workflow est composé de blocs disposés en séquence. Il existe cinq types :

  • Bloc de départ : définit qui entre dans le workflow et ce qui déclenche son entrée.
  • Bloc d'envoi : envoie une campagne, un SMS ou une notification interne à un membre de l'équipe.
  • Bloc d'attente : met le workflow en pause pendant une durée définie ou jusqu'à ce qu'une condition spécifique soit remplie.
  • Bloc si/sinon : divise le workflow en deux chemins en fonction d'une condition.
  • Bloc de contact : apporte des modifications à un contact.

Vous connectez ces blocs pour former un flux qui correspond à votre scénario. Le workflow traite ensuite chaque contact individuellement au fur et à mesure qu'il avance dans celui-ci.

Quand les workflows ont du sens

Les workflows sont les plus précieux lorsque la même séquence d'actions doit se produire de manière répétée pour différents contacts, déclenchée par leur comportement individuel. Un e-mail de bienvenue envoyé à chaque nouvel abonné est un workflow parfait. Une campagne ponctuelle que vous envoyez ce vendredi ne l'est pas : c'est une campagne planifiée.

Conseil de support Commencez simplement. Votre premier workflow n'a pas besoin d'être élaboré ; un simple e-mail de bienvenue déclenché par une nouvelle inscription a déjà une valeur considérable. Acquérez de la confiance avec des scénarios simples avant de passer à des séquences à plusieurs étapes.

Avant de commencer : liste de vérification pour la planification

Un workflow ne vaut que ce que vaut la planification qui le sous-tend. Suivre ces quatre étapes avant d'ouvrir le constructeur de workflows vous évitera de devoir refaire un travail important par la suite.


Étape 1 : définissez votre objectif

Que voulez-vous que le workflow réalise ? Soyez précis. « Envoyer un e-mail de bienvenue » est un objectif. « Améliorer l'engagement » n'est pas suffisamment précis pour concevoir un workflow.

Objectifs de workflow courants :

  • Accueillir les nouveaux abonnés et présenter votre marque.
  • Faire un suivi des contacts qui ont cliqué sur un lien spécifique dans une campagne.
  • Inscrire et confirmer les participants à un événement.
  • Rappeler aux contacts une date de renouvellement ou d'expiration à venir.
  • Notifier les commerciaux lorsqu'un prospect effectue une action qualifiante.
  • Réengager les contacts qui n'ont pas ouvert d'e-mail depuis 90 jours.

Étape 2 : définissez votre audience

Qui doit entrer dans ce workflow ? Réfléchissez à :

  • Ce qui déclenche l'entrée : une soumission de formulaire, un clic sur un lien, une date, une inscription à un intérêt ?
  • Existe-t-il des conditions qui devraient exclure certains contacts même s'ils remplissent les conditions de déclenchement ?
  • Souhaitez-vous que les contacts existants entrent dans le workflow, ou uniquement les nouveaux à partir de ce moment ?

Étape 3 : cartographiez la séquence

Avant de construire dans Flexmail, esquissez le flux sur papier ou dans un schéma simple. Notez chaque étape dans l'ordre : le déclencheur, puis chaque e-mail ou action, avec les temps d'attente et les éventuelles branches si/sinon. Cela rend la construction beaucoup plus rapide et vous aide à repérer les lacunes dans votre logique avant qu'elles ne causent des problèmes.

Conseil de support Gardez chaque workflow concentré sur un seul objectif. Si vous vous retrouvez à dessiner un scénario très long et complexe, envisagez de le diviser en deux ou trois workflows plus petits. Les workflows plus simples sont plus faciles à tester, à déboguer et à ajuster.


Étape 4 : préparez votre contenu

Chaque bloc d'envoi de votre workflow nécessite un message. Créez et révisez tous les messages que vous utiliserez avant d'activer le workflow. Vérifiez que :

  • Chaque message a un objectif clair dans la séquence.
  • Les espaces réservés de personnalisation sont corrects et disposent de valeurs de repli testées.
  • Les liens fonctionnent correctement et pointent vers les bonnes destinations.
  • La version texte est présente dans chaque message.

Erreurs courantes à éviter

  • Activer un workflow avant que tous les messages référencés soient publiés et vérifiés. Un workflow ne peut pas envoyer un message qui n'existe pas.
  • Tout intégrer dans un seul grand workflow. Les workflows longs et à branches multiples sont plus difficiles à tester, à déboguer et à maintenir. Un workflow par objectif est une meilleure approche.
  • Oublier les contacts existants. Par défaut, seuls les nouveaux contacts qui remplissent les conditions de déclenchement entreront dans le workflow. Si vous souhaitez inclure les contacts existants, cochez l'option dans les paramètres du bloc de départ.
  • Ne pas penser à la condition de sortie. Chaque contact qui entre dans un workflow a besoin d'un moyen logique d'en sortir. Voir « Quand arrêter votre campagne d'automatisation » pour les techniques.

Prochaines étapes

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