Démarrer avec les workflows

Les workflows sont des scénarios automatisés qui s'exécutent en arrière-plan de votre compte Flexmail. Une fois configuré, un workflow s'exécute automatiquement chaque fois que le déclencheur que vous avez défini se produit, sans intervention manuelle. Un contact s'inscrit, clique sur un lien, remplit un formulaire, atteint une date ou remplit une condition, et le workflow s'active.

Correctement utilisés, les workflows envoient le bon e-mail au bon contact au moment précis, à grande échelle, sans effort manuel constant.

Pourquoi utiliser des workflows ?

La valeur ajoutée principale des workflows est qu'ils exécutent automatiquement une action chaque fois que le comportement de vos contacts, leurs interactions avec votre campagne ou d'autres événements activent un déclencheur. Ils fonctionnent selon des règles définies à l'avance, en arrière-plan, sans nécessiter d'intervention de votre part à ce moment-là. Avec les workflows, vos campagnes ne dorment jamais.

Les possibilités des workflows sont multiples. Vous pouvez envoyer des messages de bienvenue à de nouveaux abonnés, des e-mails d'anniversaire, des messages liés à un événement comme des rappels et des enquêtes après un événement, des informations complémentaires sur des produits selon les liens cliqués par vos contacts, et bien d'autres choses. Les workflows restent toujours une bonne solution pour mener les actions nécessaires à chaque étape du cycle marketing.

Ce que les workflows peuvent faire

• Envoyer un e-mail de bienvenue au moment de l'inscription d'un contact.
• Assurer un suivi automatique lorsqu'un contact clique sur un lien précis dans une campagne.
• Envoyer chaque année un e-mail d'anniversaire basé sur un champ de date.
• Avertir votre équipe commerciale lorsqu'un contact remplit un formulaire de contact.
• Accompagner les nouveaux contacts avec une série d'e-mails d'onboarding sur plusieurs semaines.
• Supprimer des contacts de votre base de données lorsqu'ils correspondent à des critères d'inactivité précis.

Structure d'un workflow

Chaque workflow se compose de blocs disposés dans un ordre précis. Il existe cinq types de blocs :

• Bloc de départ, détermine qui entre dans le workflow et quel événement déclenche cette entrée.
• Bloc d'envoi, envoie une campagne, un SMS ou une notification interne à un membre de l'équipe.
• Bloc d'attente, met le workflow en pause pendant une durée définie ou jusqu'à ce qu'une condition soit remplie.
• Bloc if/else, sépare le workflow en deux chemins selon une condition.
• Bloc de contact, applique des modifications à un contact.

Vous reliez ces blocs pour créer un flux adapté à votre scénario. Le workflow traite ensuite chaque contact séparément au fil de sa progression dans le flux.

Quand utiliser des workflows

Les workflows sont particulièrement utiles lorsque la même série d'actions doit se répéter pour différents contacts, déclenchée par leur comportement individuel. Un e-mail de bienvenue envoyé à chaque nouvel abonné constitue un workflow parfait. Une campagne ponctuelle envoyée ce vendredi n'en est pas un, c'est une campagne planifiée.

Avant de commencer : liste de contrôle pour la planification

Un workflow dépend entièrement de la planification préparatoire. Suivre ces quatre étapes avant d'ouvrir le constructeur de workflow vous évite de nombreux ajustements par la suite.

Étape 1 : déterminez votre objectif

Quel résultat souhaitez-vous obtenir avec ce workflow ? Soyez précis. « Envoyer un e-mail de bienvenue » est un objectif. « Améliorer l'engagement » n'est pas assez précis pour concevoir un workflow.

Objectifs fréquents de workflow :

• Accueillir les nouveaux abonnés et présenter votre marque.
• Assurer le suivi des contacts qui ont cliqué sur un lien spécifique dans une campagne.
• Enregistrer et confirmer les participants à un événement.
• Rappeler à vos contacts un renouvellement ou une échéance proche.
• Avertir l'équipe commerciale dès qu'un prospect réalise une action qualifiante.
• Réengager les contacts qui n'ont ouvert aucun e-mail depuis 90 jours.

Étape 2 : définissez votre groupe cible

Quels contacts doivent entrer dans ce workflow ? Posez-vous ces questions :

• Quel événement déclenche l'entrée : l'envoi d'un formulaire, un clic sur un lien, une date, une inscription à un intérêt ?
• Certaines conditions doivent-elles exclure des contacts, même s'ils correspondent au déclencheur ?
• Souhaitez-vous inclure les contacts existants, ou uniquement les nouveaux contacts à partir de cet instant ?

Étape 3 : détaillez la séquence

Dessinez le flux sur papier ou réalisez un schéma simple avant de créer votre scénario dans Flexmail. Notez chaque étape dans l'ordre : le déclencheur, chaque e-mail ou action, les délais d'attente et les éventuelles branches if/else. Cette méthode accélère la création et permet de repérer les failles logiques avant qu'elles ne posent problème.

Étape 4 : préparez votre contenu

Chaque bloc d'envoi dans votre workflow utilise un message. Créez et relisez tous les messages nécessaires avant d'activer le workflow. Vérifiez les points suivants :

• Chaque message a un rôle clair dans la séquence.
• Les balises de personnalisation sont correctes et disposent de valeurs de secours testées.
• Les liens fonctionnent et dirigent vers les bonnes pages.
• La version texte brut existe dans chaque message.

Erreurs courantes à éviter

• Activer un workflow avant d'avoir publié et vérifié tous les messages associés. Un workflow ne peut pas envoyer un message inexistant.
• Tout regrouper dans un seul grand workflow. Les workflows longs dotés de nombreux embranchements sont plus difficiles à tester, à corriger et à maintenir. Consacrer un workflow par objectif reste préférable.
• Oublier les contacts existants. Par défaut, seuls les nouveaux contacts qui répondent au déclencheur entrent dans le workflow. Pour inclure les contacts déjà présents, activez l'option correspondante dans les paramètres du bloc de départ.
• Négliger la condition de sortie. Chaque contact qui entre dans un workflow doit pouvoir en sortir de façon logique. Consultez « Quand arrêter votre campagne d'automatisation » pour découvrir ces méthodes.

Étapes suivantes

• Consultez « Créer un workflow » pour suivre pas à pas le fonctionnement du constructeur de workflow.
• Consultez « Référence des blocs et déclencheurs de workflow » pour obtenir la liste complète des déclencheurs et actions disponibles.
• Consultez « Exemples de workflows » pour découvrir huit scénarios prêts à l'emploi couvrant les situations courantes.
• Consultez « Bonnes pratiques pour les workflows » pour des conseils sur le nommage, les tests, le suivi et la maintenance de vos workflows au fil du temps.