Comment recueillir le consentement pour le suivi des ouvertures ?

Lorsque la politique de consentement pour le suivi des ouvertures est active, seuls les contacts ayant donné leur accord explicite sont suivis. Ce guide vous explique comment recueillir ce consentement : pour les nouvelles inscriptions, via la page de profil, via vos propres systèmes et pour les contacts provenant d'une autre plateforme.

Pour en savoir plus sur la politique de consentement elle-même, consultez Paramètres de suivi.

Pourquoi un consentement distinct pour le suivi des ouvertures ?

Une personne qui s'inscrit à vos e-mails accepte de recevoir vos messages. Le suivi des ouvertures constitue une finalité distincte : savoir si et quand une personne ouvre un e-mail. Dans certains pays, comme la France et l'Italie, un consentement séparé est obligatoire pour cette pratique. Vous décidez vous-même d'activer ou non la politique de consentement pour le suivi des ouvertures, en fonction des pays où vous exercez vos activités et de vos analyses juridiques. Consultez Paramètres de suivi.

Si vous activez cette politique, vos contacts ont la possibilité de recevoir des e-mails sans pixel de suivi. C'est un choix parfaitement valide. Ces contacts continuent de recevoir vos campagnes normalement. Si vous souhaitez tout de même évaluer la performance de vos e-mails, demandez leur consentement à l'aide des méthodes détaillées ci-dessous.

Les trois valeurs et l'origine d'un choix

Chaque contact dispose d'un champ de consentement au suivi des ouvertures comportant l'une des trois valeurs suivantes : Oui, Non ou Non défini. L'historique des consentements sur la fiche du contact affiche, pour chaque modification, l'horodatage (en UTC), la nouvelle valeur, l'origine du choix et une brève remarque.

L'origine de ce choix diffère de la source du contact lui-même (voir À propos des sources). Pour le consentement, Flexmail utilise six origines fixes : formulaire d'opt-in, campagne, page de profil, API, import et manuel.

Deux règles s'appliquent systématiquement :

Un « Non » explicite ne peut pas être écrasé par un import, un appel d'API ou une autre source externe. Seul le destinataire peut modifier ce choix.
Une valeur vide n'écrase jamais un « Oui » ou un « Non » existant. Une valeur vide ne constitue pas une décision.

1. Via le formulaire d'opt-in (nouvelles inscriptions)

Dès l'activation de la politique de consentement, Flexmail ajoute automatiquement une case à cocher pour le suivi sur vos formulaires d'opt-in créés dans Flexmail, dans la mesure du possible. Les formulaires créés par la suite intègrent cette case immédiatement. Vous n'avez rien à faire. Cette case n'apparaît pas tant que le suivi des ouvertures est désactivé, même si la politique est active.

La case est décochée par défaut. Vous ne pouvez pas la pré-cocher ni la retirer tant que la politique reste active. Le texte est fourni par Flexmail et ne peut pas être modifié :

Prévenez-nous lorsque vous ouvrez nos e-mails Nous utilisons une petite image invisible dans l'e-mail (aussi appelée pixel de suivi) pour connaître la date et l'heure de son ouverture. Cela nous aide à comprendre quels e-mails vous sont utiles. Ce choix est facultatif : si vous ne cochez pas cette case, vous recevrez nos e-mails normalement, mais sans ce suivi.

Une personne qui s'inscrit sans cocher la case est ajoutée normalement comme contact, avec la valeur « Non » pour le suivi des ouvertures. Une case cochée donne la valeur « Oui ». Ces deux choix reçoivent l'origine « formulaire d'opt-in ».

Attention : les formulaires Flexmail fonctionnant en double opt-in, le choix est enregistré uniquement lorsque le contact confirme son inscription par e-mail. Une inscription jamais confirmée n'enregistre aucun consentement.

Un contact existant qui se réinscrit

Si un contact déjà présent dans votre base se réinscrit via un formulaire d'opt-in, il doit confirmer à nouveau son inscription dans l'e-mail de confirmation. Jusqu'à cette confirmation, la valeur actuelle, le comportement du pixel et l'historique des consentements restent inchangés.

La valeur peut passer de « Oui » à « Non » et de « Non » à « Oui ». Un contact avec la valeur « Oui » qui ne coche pas la case lors d'une nouvelle inscription passe donc à « Non ».
Une nouvelle entrée apparaît dans le journal uniquement si la valeur diffère de la valeur actuelle.
La valeur ne revient jamais à « Non défini ». Une inscription sans information relative à cette case laisse la valeur actuelle intacte.

Un formulaire copié sur votre propre site web

Si vous avez copié le code HTML d'un formulaire sur votre site web sans utiliser le script dynamique, vous disposez d'une copie figée au moment de l'intégration. Cette copie ne s'adapte pas aux modifications ultérieures de votre politique. Pour afficher la case à cocher sur cette copie, copiez à nouveau le code du formulaire après avoir activé la politique.

Les inscriptions provenant d'une telle copie sont traitées comme les autres : si l'inscription transmet une valeur pour le consentement, Flexmail la prend en compte. Si aucune valeur n'est transmise, un nouveau contact reçoit la mention « Non défini » et un contact existant conserve sa valeur actuelle. Aucun refus n'est alors enregistré.

2. Via la page de profil (gestion par le destinataire)

Les e-mails utilisant le pied de page Flexmail par défaut, qui contient le lien de désinscription ou le lien de profil, intègrent un lien « Gérer les préférences de suivi ». Ce lien ouvre la page de profil du destinataire. Celui-ci peut y indiquer s'il souhaite recevoir des e-mails avec ou sans suivi des ouvertures. Un refus n'a aucun impact sur la réception des e-mails. Consultez la section sur la page de profil du destinataire ci-dessous.

3. Via l'API ou Zapier (vos propres systèmes)

Si vous gérez vos contacts dans un CRM ou via un formulaire externe, vous pouvez transmettre le consentement par l'API :

API Contacts : les points de terminaison pour la création, la mise à jour et la lecture acceptent le champ avec les valeurs Yes, No et Not set. Vous devez inclure un horodatage. Flexmail le conserve comme la date d'origine déclarée et enregistre séparément la date de réception de la requête. Un horodatage situé dans le futur ou antérieur à l'existence du contact est refusé.
API Opt-in : vous pouvez inclure un paramètre facultatif pour le consentement au suivi. L'appel déclenchant un e-mail de confirmation en double opt-in, le choix est enregistré et horodaté uniquement au moment où le contact confirme. Si vous omettez ce paramètre, un nouveau contact reçoit « Not set » et non « No », car l'API ne garantit pas qu'une question sur le suivi a été posée au contact. Conservez de votre côté le texte exact du formulaire soumis au contact.
Règles : la valeur « No » est toujours appliquée et vaut retrait explicite. Une valeur « Yes » envoyée pour un contact ayant déjà un « No » est rejetée. L'envoi de « Not set » pour écraser un « Yes » ou un « No » existant est refusé. Une requête non valide génère un message d'erreur explicite.
Origine : toute modification effectuée par l'API reçoit l'origine « API ». Vous ne pouvez pas modifier cette mention. Les intégrations Zapier sont également enregistrées sous l'origine « API ».
Webhooks : Flexmail déclenche un événement de webhook lors de chaque modification de consentement, mentionnant la valeur précédente, la nouvelle valeur, la date et l'origine.
L'API enregistre ces valeurs même si la politique est inactive ou si le suivi des ouvertures est désactivé. Une valeur « Yes » ou « Not set » ne produit d'effet que lorsque la politique devient active, tandis qu'un « No » explicite s'applique immédiatement tant que le suivi des ouvertures fonctionne.

Attention : Flexmail ne peut pas vérifier la validité d'un consentement reçu par API ou par import. Cette responsabilité vous incombe. Cette précision figure également dans la documentation du produit.

Contacts existants issus d'une autre plateforme

Si vous importez des contacts ayant déjà donné leur accord pour le suivi des ouvertures sur un autre outil, vous pouvez intégrer ce consentement lors de votre import.

Ce que Flexmail peut et ne peut pas valider

Flexmail ne peut pas contrôler la validité d'un consentement recueilli en externe. En indiquant qu'un consentement existe, vous assumez, en tant qu'administrateur du compte, la responsabilité de prouver la conformité de cet accord. Flexmail consigne l'import comme origine, sans pouvoir en contrôler le fond ni la validité.

Lors de l'import d'un fichier de contacts, deux méthodes permettent de transmettre le consentement au suivi. Flexmail traite systématiquement ce champ, même si la politique de consentement est inactive ou si le suivi des ouvertures est coupé.

Via une colonne dédiée dans votre fichier.

Lors de l'étape de mappage des champs, associez cette colonne au champ « Consentement suivi ouvertures ». Vous le trouverez parmi les champs de contact. Voici les règles de traitement par ligne :

Vous pouvez utiliser « Yes », « No » et « Not set », en majuscules ou en minuscules. Les espaces situés avant ou après la valeur sont ignorés.
Une case vide ne constitue pas une valeur : un nouveau contact commence avec « Not set » et un contact existant conserve son consentement. Cela ne génère aucune erreur.
Toute valeur autre que « Yes », « No » ou « Not set » entraîne le rejet de la ligne entière. Le contact n'est ni créé ni mis à jour. La ligne apparaît dans le fichier d'erreurs de l'import, accompagnée de la valeur d'origine. Les autres lignes du fichier sont importées normalement.
La valeur « Yes » ou « No » est appliquée aux contacts ayant le statut « Not set ». La valeur « No » s'applique aussi aux contacts ayant le statut « Yes ». Une valeur identique au consentement actuel ne change rien.
La valeur « Yes » pour un contact ayant un « No » explicite, tout comme « Not set » pour un contact ayant « Yes » ou « No », sont ignorées. Le statut de consentement reste inchangé. Le reste des données de la ligne est importé et la ligne est comptabilisée comme réussie.
Si un même contact figure sur plusieurs lignes avec des valeurs contradictoires, la valeur « No » prévaut.

Via l'étape d'import dédiée.

Si vous ne mappez aucune colonne de consentement, Flexmail présente une étape distincte dans l'assistant d'import, après l'étape de la source et de la langue et avant celle des centres d'intérêt. Cette étape apparaît également si la politique de consentement est inactive. Une mention indique alors que la politique n'est pas encore en vigueur. Vous avez le choix entre deux options :

Importer sans consentement de suivi (par défaut) : un nouveau contact démarre avec « Not set » et un contact existant conserve son état actuel.
Importer avec consentement de suivi : disponible uniquement si vous confirmez explicitement qu'un consentement valide et documenté existe en dehors de Flexmail, et que Flexmail ne peut pas le valider. Tous les contacts du fichier n'ayant pas encore de « No » explicite passent à « Yes ». Un contact avec un « No » explicite conserve son refus.

Attention : l'étape d'import dédiée permet uniquement d'attribuer la valeur « Yes », jamais « No ». Pour importer des contacts avec un refus explicite, utilisez une colonne de consentement dans votre fichier.

Attention : un « No » explicite défini par import supprime définitivement les ouvertures historiques individuelles de ce contact, même si la politique est inactive ou si le suivi est éteint. L'écran d'analyse indique le nombre de contacts avec un « No » et signale cette suppression avant le lancement effectif de l'import.

Ce qui s'affiche après l'import

À la suite de l'analyse, Flexmail affiche le nombre de contacts présentant une valeur de consentement non valide. Ces profils sont inclus dans le total des contacts non valides et figurent dans le fichier téléchargeable.

Dès que l'import et la suppression des données historiques d'ouverture sont terminés, vous recevez un e-mail récapitulatif intitulé « Your import is ready ». Ce message contient :

dans l'encadré « Warnings and errors » : le nombre de lignes avec une valeur de consentement non valide (incluses dans le total des erreurs et dans le lien « Download all rows with invalid data »)
dans un encadré « Open tracking consent » : le nombre de nouveaux contacts créés sur « Not set », le nombre de contacts passés à « Yes », le nombre de contacts ayant conservé leur « No » et le nombre de contacts passés à « No », avec la suppression définitive de leurs ouvertures historiques

Une ligne s'affiche uniquement si son compteur dépasse 0.

Chaque modification de consentement issue de l'import fait l'objet d'une ligne dans le journal d'audit avec la source « Import ». La mention est « Imported via consent column » pour une valeur non vide issue d'une colonne mappée (y compris « Not set »), « Bulk import confirmation » pour l'option « Importer avec consentement de suivi », et « Imported without consent confirmation » pour une cellule vide ou en l'absence de colonne mappée.

Que faut-il importer pour des contacts existants : « Yes », « No » ou « Not set » ?

Le choix entre « Yes », « No » et « Not set » lors d'un import a des conséquences concrètes. Cette décision influe directement sur le traitement des données historiques d'ouverture dans Flexmail et sur votre conformité juridique.

Importer avec la valeur « Yes » implique que vous êtes en mesure de prouver l'accord de ces contacts pour le suivi des ouvertures. Cette position est valable uniquement si vous avez recueilli, documenté et conservé ces autorisations préalables.

Importer avec « Not set » signifie qu'aucun historique de consentement n'est disponible. Les contacts associés à « Not set » ne reçoivent pas de pixel de suivi tant que la politique est active, mais leurs données historiques d'ouverture sont conservées.

Importer avec « No » revient à enregistrer un refus formel. Les contacts associés à « No » ne reçoivent aucun pixel et leurs événements d'ouverture passés sont définitivement supprimés. C'est l'option la plus stricte, mais aussi la plus prudente si aucun accord n'a jamais été demandé.

Quand envisager l'import avec la valeur « No » ?

Si vous possédez des contacts en France ou en Italie qui n'ont jamais été informés du suivi des ouvertures, ou si le délai de transition est dépassé sans action de votre part, vos données historiques reposent sur un fondement juridique incertain. Dans ce cas, importer avec la valeur « No » constitue la démarche la plus rigoureuse : vous actez l'absence d'accord valide et supprimez les données collectées sans autorisation préalable.

Cette démarche entraîne des conséquences importantes, car la suppression des données est irréversible.

Support tip : Flexmail propose les options techniques nécessaires pour enregistrer les consentements et gérer l'historique des données. La valeur appropriée dépend des autorisations dont vous disposez déjà et du niveau d'information transmis à vos contacts. Consultez votre équipe juridique ou votre DPO avant d'arrêter votre choix.

Chaque export de contacts inclut automatiquement le champ de consentement au suivi des ouvertures (Yes / No / Not set) ainsi que la date de création de la fiche dans Flexmail. Aucune configuration n'est requise. Le nom des colonnes et les valeurs correspondent à ceux utilisés pour l'import. Vous pouvez ainsi identifier les personnes ayant accepté, refusé ou n'ayant pas encore exprimé de choix.

Check-list : suis-je prêt pour la conformité sur le suivi des ouvertures ?

Servez-vous de cette liste pour préparer votre mise en conformité. Chaque étape correspond à une vérification utile avant la date butoir.

☐ La politique de consentement pour le suivi des ouvertures est activée dans Paramètres > Suivi
☐ Mes formulaires d'opt-in intègrent la case à cocher de consentement (l'ajout est automatique sur les formulaires Flexmail par défaut, mais une vérification sur votre site reste conseillée)
☐ Je sais que les contacts sans décision restent sur « Not set » et ne reçoivent pas de pixel de suivi
☐ J'ai vérifié que les contacts issus d'un import disposent de la configuration adéquate

Étapes suivantes

Comment lire mes rapports lorsque la politique de consentement est active ? : évolution des taux d'ouverture, taux de clic et CTOR
Paramètres de suivi : aperçu des options et de leurs combinaisons