Ajouter des contacts

Avant de pouvoir envoyer des campagnes, vous avez besoin de contacts dans votre compte. Flexmail propose plusieurs méthodes pour les ajouter, de l'importation d'un fichier CSV complet à l'ajout manuel d'un seul contact. Cet article vous présente chaque option.

Avant de commencer

• Créez tous les champs personnalisés nécessaires avant de lancer l'importation (consultez d'abord l'article sur les "champs de contact" si ce n'est pas encore fait).
• Si vous migrez depuis une autre plateforme, importez vos anciens contacts désinscrits dans la liste noire avant d'importer vos contacts actifs.
• Préparez vos données de contact au format CSV si vous effectuez une importation groupée.
• Vérifiez que vous disposez d'une base légale documentée pour envoyer des e-mails aux contacts importés.
• Désactivez tous les workflows déclenchés par la liste importée, sauf si vous souhaitez envoyer cette automatisation à l'ensemble des contacts importés. Attendez la fin complète du traitement de l'importation avant de réactiver ces workflows.

Pour commencer, allez dans Contacts, puis Tous les contacts et cliquez sur Ajouter des contacts.

Option 1 : Télécharger un fichier CSV

Cette méthode permet d'ajouter un grand volume de contacts en une seule fois. Vos données doivent se trouver dans un fichier CSV avec des colonnes séparées par des virgules ou des points-virgules, ainsi qu'une ligne d'en-tête.

Exigences pour le fichier CSV

• L'extension du fichier doit être .csv.
• Le fichier doit être encodé en UTF-8.
• Taille maximale du fichier : 25 Mo.
• Nombre maximal de lignes : 100 000. Divisez les listes plus volumineuses en plusieurs fichiers.
• La première ligne doit être une ligne d'en-tête contenant le nom des colonnes.
• Séparez les valeurs multiples au sein d'une même cellule par des virgules. Si une valeur contient elle-même une virgule, placez la valeur entière entre guillemets doubles.

Étapes pour l'importation

1. Cliquez sur Télécharger un fichier et sélectionnez votre fichier CSV.
2. Confirmez que vous avez le droit d'envoyer des e-mails à ces contacts.
3. Flexmail lit le fichier et affiche un aperçu de la première ligne de chaque colonne.
4. Associez chaque colonne de votre fichier au bon champ de la base de données Flexmail. Cette étape détermine la qualité de vos données. Consultez l'article "Lier les champs de base de données au fichier d'importation" pour vous guider.
5. Consultez le récapitulatif pour vérifier le nombre de contacts valides détectés ainsi que les éventuelles erreurs d'importation ou avertissements. Téléchargez le fichier d'erreurs pour corriger les lignes concernées.

6. Sélectionnez une langue par défaut pour les contacts sans langue définie dans le fichier.

   Sélectionnez ou créez une source pour cette importation. Choisissez un nom explicite qui restera compréhensible dans plusieurs mois.

   Définissez le consentement pour le suivi des ouvertures. Cette étape s'affiche uniquement si vous n'avez associé aucune colonne pour le suivi des ouvertures, même si la politique de consentement au suivi des ouvertures n'est pas active sur votre compte.

   Choisissez l'une des options suivantes :

   • Importer sans consentement de tracking (par défaut) : Flexmail attribue la valeur "Non défini" aux contacts. Si la politique est active, ils ne reçoivent aucun pixel de suivi tant qu'ils n'ont pas donné leur accord. Si la politique n'est pas active, ils restent suivis normalement et un message signale que ce réglage prendra effet dès l'activation de la politique.

   • Importer avec consentement de tracking : sélectionnez cette option uniquement si vous disposez d'un consentement valide et documenté en dehors de Flexmail, que la plateforme ne peut pas vérifier par elle-même. Flexmail applique la valeur "Oui" à l'ensemble du fichier, sauf aux contacts ayant déjà un "Non" explicite. La source enregistrée dans le journal de consentement est alors "Import". Cette mention reste distincte de la source attribuée au contact (voir À propos des sources).

     
     
7. Sélectionnez ou créez un intérêt commun, ou ignorez cette étape.

8. Cliquez sur Importer pour lancer le traitement.

   

Option 2 : Ajouter un seul contact

Pour ajouter un contact individuel, cliquez sur Ajouter un seul contact. Renseignez au minimum l'adresse e-mail et complétez les autres champs utiles. Vous devez aussi sélectionner une source et certifier que vous avez collecté ces données de manière légitime.

Option 3 : Connexion via l'API

Si vous utilisez un CRM, un site e-commerce ou un autre logiciel externe, vous pouvez synchroniser vos contacts vers Flexmail avec l'API. Les contacts synchronisés de cette façon apparaissent comme des contacts confirmés. Consultez la documentation de l'API pour les détails techniques.

Option 4 : Autres options

• Intégration Zapier : reliez Flexmail à vos autres outils sans développer de code.
• Formulaires d'opt-in : permettez aux contacts de s'inscrire directement dans votre base avec une preuve de consentement.

Que deviennent les contacts déjà présents ?

Quand une adresse e-mail importée se trouve déjà dans votre compte, Flexmail actualise le contact existant au lieu de créer un doublon. Les champs sont mis à jour dès que le fichier apporte une valeur différente. Les sources et les intérêts existants restent enregistrés, et les nouvelles valeurs viennent s'y ajouter.

Cette règle s'applique aussi au consentement pour le suivi des ouvertures. Une cellule vide n'écrase jamais une valeur "Oui" ou "Non" existante. De même, une importation ne peut pas remplacer un "Non" existant par un "Oui". Le contact peut modifier ce choix de lui-même depuis sa page de profil, accessible dans le pied de page des e-mails, ou en confirmant une nouvelle inscription sur un formulaire d'opt-in.

Consultez l'article "Mettre à jour les contacts existants" pour découvrir toutes les règles de mise à jour.

Erreurs courantes à éviter

Importer les contacts actifs avant la liste noire

Si vous changez d'outil d'e-mailing, chargez toujours vos désinscriptions dans la liste noire avant d'importer le reste de vos contacts. Si vous commencez par vos contacts actifs, vous risquez d'envoyer des campagnes à des personnes désinscrites sur votre ancien système avant d'avoir mis à jour votre liste noire.

Oublier de créer les champs avant l'importation

Flexmail ne peut pas mapper des colonnes vers des champs personnalisés qui n'existent pas encore dans votre compte. Créez d'abord vos champs dans les Paramètres avant d'importer votre fichier. Si vous sautez cette étape, les données de ces colonnes ne seront pas conservées et vous devrez recommencer l'importation.

Choisir un nom de source imprécis

Une source appelée "Import" ne donne aucune information utile après quelques mois. Utilisez des libellés précis comme "Abonnés newsletter T1 2025" ou "Participants webinaire mars 2025" pour identifier rapidement la provenance de chaque groupe.

Importer des contacts sans accord préalable

L'importation de contacts sans consentement explicite et vérifiable dégrade votre délivrabilité et enfreint le RGPD. Limitez vos imports aux personnes que vous avez le droit de solliciter.

Règles liées au RGPD

Chaque importation nécessite une validation confirmant votre droit d'enregistrer ces données et d'écrire à ces contacts. Flexmail conserve cette déclaration. Valider cette étape sans base légale réelle n'annule pas votre responsabilité juridique. En cas de doute sur la conformité de vos listes, lisez d'abord l'article sur les données légitimement reçues.

Étapes suivantes

• Consultez l'article "Lier les champs de base de données au fichier d'importation" pour préparer le mappage de vos colonnes.
• Consultez l'article "Erreurs d'importation" si votre récapitulatif affiche des rejets ou des avertissements.
• Consultez l'article "Mettre à jour les contacts existants" pour voir comment un nouvel import modifie les fiches de vos contacts.
• Vérifiez le graphique de croissance des abonnés sur votre tableau de bord après le traitement pour suivre l'évolution de votre base.

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