Associer les champs de la base de données au fichier d'import

Lorsque vous importez un fichier CSV, Flexmail doit savoir quelle colonne de votre fichier correspond à quel champ dans votre compte. Cette étape de mapping garantit que vos données arrivent au bon endroit. Bien faire les choses dès la première fois vous évite beaucoup de travail de nettoyage par la suite.

Avant de commencer

• Assurez-vous que votre fichier CSV comporte une ligne d'en-tête avec des noms de colonnes clairs et reconnaissables.
• Créez tous les champs personnalisés dont vous avez besoin avant de démarrer l'import, afin qu'ils soient disponibles pour le mapping.
• Vérifiez que les noms d'intérêts présents dans votre fichier correspondent exactement à ceux de votre compte Flexmail, en respectant la casse.
• Vérifiez que les valeurs de langue utilisent les bons codes ISO, par exemple nl, fr, en, de.

Comment fonctionne le mapping

Une fois votre fichier téléchargé, Flexmail l'analyse et vous affiche un écran de mapping. À gauche, vous voyez chaque en-tête de colonne de votre fichier. À droite, vous sélectionnez le champ Flexmail correspondant.

Flexmail tente d'effectuer un mapping automatique des colonnes en fonction des noms qu'il reconnaît. Vérifiez chaque suggestion avant de poursuivre. Une correspondance automatique n'est pas toujours correcte.

Mapping obligatoire

La colonne de l'adresse e-mail doit toujours être mappée. C'est le seul champ requis pour qu'un contact soit importé avec succès.

Champs que vous pouvez mapper

• Champs par défaut : adresse e-mail, prénom, nom, langue, source.
• Champs personnalisés : tout champ que vous avez créé dans votre compte.
• Intérêts : mappez une colonne contenant des noms d'intérêts pour les attribuer en masse.

Mapper les intérêts

Pour attribuer des intérêts via un import, votre fichier doit comporter une colonne dont chaque cellule contient un ou plusieurs noms d'intérêts. Séparez les intérêts multiples par des virgules. Mappez cette colonne au champ Intérêts dans Flexmail. Les noms des intérêts doivent correspondre exactement à ceux que vous avez créés dans votre compte, en respectant la casse.

Mapper les langues

Si votre fichier comporte une colonne de langue, mappez-la au champ Langue et assurez-vous que les valeurs utilisent les bons codes ISO. Les contacts sans valeur de langue valide recevront la langue de repli que vous sélectionnerez ultérieurement dans l'import.

Colonnes que vous ne souhaitez pas importer

Si votre fichier contient des colonnes que vous ne souhaitez pas importer — codes internes, notes non destinées à Flexmail ou données sans champ correspondant —, laissez-les simplement sans mapping. Les colonnes non mappées sont ignorées.

Après le mapping

Une fois le mapping confirmé, Flexmail analyse votre fichier et affiche un récapitulatif : combien de contacts valides ont été trouvés, combien de mises à jour seront appliquées aux contacts existants, et les éventuelles lignes en erreur. Vous pouvez télécharger un fichier d'erreurs pour voir exactement quelles lignes posent problème et pourquoi.

Erreurs courantes à éviter

Faire confiance au mapping automatique sans vérifier

Flexmail devine le mapping à partir des noms de colonnes, mais il ne se trompe jamais pas tout à fait jamais. Une colonne nommée « Nom » dans votre fichier peut être mappée à « Prénom » alors que vous vouliez en réalité « Nom ». Vérifiez chaque mapping avant de confirmer.

Des noms d'intérêts qui ne correspondent pas exactement

Si votre fichier contient un intérêt appelé « Newsletter » mais que votre compte Flexmail l'a enregistré comme « newsletter » (en minuscules), le mapping échouera pour ces valeurs. Flexmail est sensible à la casse pour les noms d'intérêts. Vérifiez attentivement l'orthographe et la casse.

Codes ISO de langue incorrects

Une valeur comme « Néerlandais » ou « NL » dans votre colonne de langue ne sera pas reconnue. Flexmail utilise des codes ISO standard : nl, fr, en, de. Consultez l'article À propos des langues pour les codes corrects.

Mapper une colonne vers un mauvais type de champ

Si vous mappez une colonne contenant du texte libre vers un champ numérique, toutes les valeurs qui ne sont pas des nombres généreront une erreur. Assurez-vous que le type de données de votre colonne correspond au type du champ vers lequel vous le mappez.

Étapes suivantes

• Lisez « Erreurs d'import » si votre récapitulatif d'import affiche des lignes qui n'ont pas pu être traitées.
• Lisez « Mettre à jour les contacts existants » pour comprendre comment fonctionne le mapping lorsque vous réimportez des contacts qui existent déjà.
• Lisez « Champs de contact » pour une description complète des types de champs et des données que chacun peut contenir.