Ajouter des contacts
Avant de pouvoir envoyer des campagnes, vous devez disposer de contacts dans votre compte. Flexmail vous propose plusieurs façons de les ajouter, du téléchargement d'un fichier CSV complet à l'ajout manuel d'un seul contact. Cet article vous guide à travers chacune de ces options.
Avant de commencer
- Assurez-vous d'avoir configuré tous les champs personnalisés que vous souhaitez capturer avant d'importer (lisez d'abord « Champs de contact » si nécessaire).
- Si vous migrez depuis une autre plateforme, importez vos anciennes désinscriptions dans la blackliste avant d'importer vos contacts actifs.
- Préparez vos données de contact au format CSV si vous effectuez un import en masse.
- Confirmez que vous disposez d'un droit légal documenté pour envoyer des e-mails aux contacts que vous importez.
Pour commencer, allez dans Contacts, puis Tous les contacts, et cliquez sur Ajouter des contacts.
Option 1 : Télécharger un fichier CSV
C'est la manière la plus efficace d'ajouter un grand nombre de contacts en une seule fois. Vous aurez besoin de vos données de contact dans un fichier CSV, avec des colonnes séparées par des virgules ou des points-virgules et une ligne d'en-tête en haut du fichier.
Exigences du fichier CSV
- L'extension du fichier doit être .csv.
- Taille maximale du fichier : 25 Mo.
- Nombre maximal de lignes : 100 000. Pour les listes plus volumineuses, fractionnez-les en plusieurs imports.
- La première ligne doit être une ligne d'en-tête contenant les noms des colonnes.
- Plusieurs valeurs dans une seule cellule doivent être séparées par des virgules. Si une valeur contient elle-même une virgule, entourez la valeur entière de guillemets doubles.
Étapes de l'import
- Cliquez sur Télécharger un fichier et sélectionnez votre CSV.
- Flexmail analyse le fichier et vous montre un aperçu des premières lignes.
- Associez chaque colonne de votre fichier au bon champ Flexmail. C'est l'étape la plus importante. Consultez l'article « Lier les champs de la base de données au fichier d'import » pour obtenir des conseils.
- Choisissez ou créez une source pour cet import. Choisissez un nom qui aura encore du sens dans six mois.
- Sélectionnez une langue de repli pour les contacts sans langue indiquée dans le fichier.
- Confirmez que vous avez le droit d'envoyer des e-mails à ces contacts.
- Examinez le récapitulatif : combien de contacts valides ont été trouvés, combien existent déjà et seront mis à jour, ainsi que les erreurs ou avertissements éventuels. Téléchargez le fichier d'erreurs si vous souhaitez corriger des lignes spécifiques.
- Cliquez sur Importer pour lancer l'import.
RGPD lors de l'import, Flexmail vous demande de confirmer que vous avez un droit légal de stocker et d'envoyer des e-mails à ces contacts. N'importez que des contacts qui vous ont donné une autorisation documentée. Consultez l'article « Données légitimement reçues » pour plus de contexte.
Option 2 : Ajouter un seul contact
Si vous avez besoin d'ajouter un contact à la fois, cliquez sur Ajouter un seul contact. Renseignez au minimum son adresse e-mail et ajoutez tous les autres champs que vous souhaitez stocker. Vous devrez également attribuer une source.
Conseil support ajouter des contacts un par un fonctionne très bien pour des ajouts ponctuels, mais si vous ajoutez régulièrement des contacts individuels suite à des événements ou des réunions, envisagez plutôt un petit import. C'est plus rapide et cela garantit la cohérence du suivi de vos sources.
Option 3 : Se connecter via l'API
Si vous utilisez un CRM externe, une plateforme e-commerce ou un autre système, vous pouvez automatiquement envoyer vos contacts vers Flexmail grâce à l'API. Les contacts ajoutés via l'API sont ajoutés en tant que contacts confirmés. Consultez la documentation de l'API pour les détails techniques.
Option 4 : Autres options
- Intégration Zapier : connectez Flexmail à des centaines d'autres outils sans écrire de code.
- Formulaires d'opt-in : laissez les contacts s'ajouter eux-mêmes à votre base de données avec un consentement documenté.
Que se passe-t-il pour les contacts existants ?
Si un contact que vous importez existe déjà dans votre compte (identifié par son adresse e-mail), Flexmail met à jour sa fiche plutôt que de créer un doublon. Les valeurs des champs sont mises à jour si le nouveau fichier contient une valeur différente. Les sources et les intérêts ne sont jamais écrasés ; les nouvelles valeurs s'ajoutent à celles déjà présentes. Consultez « Mettre à jour les contacts existants » pour la logique complète de mise à jour.
Attention les contacts présents sur votre blackliste ne peuvent pas être importés ni réajoutés à votre base de données active. Si vous essayez d'importer une adresse blacklistée, elle sera signalée comme une erreur dans le récapitulatif d'import.
Erreurs courantes à éviter
Importer les contacts actifs avant la blackliste
Si vous migrez depuis une autre plateforme, importez toujours vos anciennes désinscriptions dans la blackliste en premier. Si vous importez d'abord votre liste active, vous risquez d'envoyer des campagnes à des personnes qui s'étaient déjà désabonnées de votre ancienne plateforme avant que la blackliste ne soit en place.
Ne pas mapper les champs avant l'import
Si les champs personnalisés n'existent pas encore dans votre compte, ils ne peuvent pas être mappés lors de l'import. Créez vos champs dans Configuration en premier, puis importez. Sauter cette étape signifie que les données n'atterrissent nulle part et doivent être réimportées.
Utiliser un nom de source vague
Une source nommée « Import » n'a plus de sens six mois plus tard. Utilisez des noms descriptifs comme « Abonnés newsletter T1 2025 » ou « Participants au webinaire mars 2025 » afin de toujours savoir d'où provient un groupe de contacts.
Importer des contacts sans consentement
Importer des contacts qui ne vous ont pas donné une autorisation claire et documentée pour leur envoyer des e-mails met votre délivrabilité en danger et constitue une violation du RGPD. N'importez que des contacts que vous avez légitimement le droit de contacter.
Considérations RGPD
Chaque import vous demande de confirmer que vous avez un droit légal de stocker et d'envoyer des e-mails aux contacts présents dans le fichier. Cette confirmation est enregistrée par Flexmail. La fournir sans base légale valable ne vous protège pas de votre responsabilité. Si vous n'êtes pas certain qu'une liste spécifique soit conforme, lisez d'abord « Données légitimement reçues ».
Étapes suivantes
- Lisez « Lier les champs de la base de données au fichier d'import » pour un guide détaillé sur l'étape de mappage des champs.
- Lisez « Erreurs d'import » si le récapitulatif de votre import affiche des erreurs ou des avertissements.
- Lisez « Mettre à jour les contacts existants » pour comprendre comment la réimportation d'un contact met à jour sa fiche.
- Consultez votre rapport de contacts après l'import pour voir le nombre de contacts mis à jour et la croissance de votre liste.