Champs de contact

Les champs de contact sont le moyen utilisé par Flexmail pour stocker les informations sur vos contacts. Chaque champ possède un nom, un type et un placeholder. Le placeholder est ce que vous utilisez dans les lignes d'objet, les messages et les workflows pour insérer les données spécifiques d'un contact, par exemple #firstname# pour saluer quelqu'un par son prénom.

Choisir les bons types de champs dès le départ rend votre base de données plus facile à exploiter et renforce la puissance de votre segmentation et de votre personnalisation.

Champs par défaut

Chaque compte Flexmail comprend cinq champs par défaut, toujours disponibles :

• Adresse e-mail, l'identifiant unique et le seul champ obligatoire.
• Prénom, placeholder : #firstname#
• Nom, placeholder : #name#
• Langue, placeholder : #language#
• Source, l'origine du contact.

Ces champs sont automatiquement traduits dans toutes les langues de communication que vous avez sélectionnées, de sorte que les contacts voient toujours les libellés des champs dans leur propre langue sur leur page de préférences.

Champs personnalisés

Si les champs par défaut ne suffisent pas à vos besoins, vous pouvez créer des champs personnalisés pour stocker des données de contact supplémentaires. Avec un abonnement Start, vous pouvez créer jusqu'à 5 champs personnalisés ; Essential en permet jusqu'à 25, Pro jusqu'à 50 et Premium jusqu'à 100.

Lorsque vous créez un champ personnalisé, vous choisissez un nom et un type de champ. Le placeholder est généré automatiquement à partir du nom du champ, en minuscules, limité aux caractères alphanumériques et aux traits de soulignement, et plafonné à 50 caractères.

Types de champs

Texte libre

Le type le plus flexible. Accepte n'importe quelle valeur : noms, codes, notes, descriptions. Utilisez-le lorsque vos données ne correspondent pas aux autres types.

Numérique

Stocke un nombre. À utiliser pour les données que vous souhaitez comparer ou calculer dans des segments, par exemple le nombre total de commandes, le niveau de compte ou les points de fidélité. Prend en charge des conditions de segment comme « est supérieur à » et « est inférieur à ».

Date

Stocke une valeur de date. À utiliser pour les anniversaires, les dates de début de contrat, les dates de renouvellement et les dates de participation à un événement. Les champs de date prennent en charge des conditions de segment comme « est avant aujourd'hui », « est égal à aujourd'hui » et « est à X jours d'aujourd'hui », essentielles pour les workflows temporels et les rappels automatisés.

Choix multiple

Un ensemble fixe d'options prédéfinies, par exemple un champ « Type de contact » avec les options Client, Prospect et Partenaire. Vous obtenez ainsi des données propres et cohérentes, faciles à segmenter et à exporter.

Traductions

Si vous envoyez en plusieurs langues, vous pouvez traduire les noms de vos champs personnalisés afin que les contacts les voient dans leur propre langue sur vos formulaires d'opt-in. Les champs par défaut sont traduits automatiquement. Les champs personnalisés doivent être traduits par vos soins, soit lors de la création, soit après. Ce n'est pas obligatoire, mais fortement recommandé. Si un champ n'est pas traduit, c'est la version de la langue de repli qui s'affiche.

Utiliser les champs dans vos e-mails

Chaque champ possède un placeholder que vous pouvez utiliser directement dans les lignes d'objet, le contenu des messages et les workflows d'automatisation. Par exemple : Bonjour #firstname#, ou Votre date de renouvellement est le #renewaldate#. Le placeholder est affiché sur la page de détail du champ dans votre compte.

Créer un champ personnalisé

Créez vos champs personnalisés avant d'importer vos contacts. Les champs créés après un import ne peuvent pas être renseignés rétroactivement à partir de cet import.

1. Allez dans Configuration, puis Gérer les champs personnalisés.
2. Cliquez sur Créer un nouveau champ.
3. Choisissez un type de champ : texte libre, numérique, date ou choix multiple.
4. Saisissez un nom de champ. C'est ce que vous et vos contacts verrez dans l'interface. Jusqu'à 50 caractères, tous les caractères sont autorisés.
5. Le placeholder est généré automatiquement. Vous pouvez le modifier si nécessaire ; il doit être en minuscules, alphanumérique avec uniquement des traits de soulignement, et comporter 50 caractères maximum.
6. Pour les champs à choix multiple : ajoutez vos options. Chaque option a un nom (visible par les contacts) et une valeur (utilisée dans les exports et la segmentation). Vous pouvez définir des options présélectionnées par défaut et les réorganiser.
7. Si vous envoyez en plusieurs langues, ajoutez les traductions pour chaque langue.

8. Cliquez sur Sauvegarder.

   
   

Après la création d'un champ

Votre nouveau champ est immédiatement disponible pour les imports, la segmentation, les placeholders de personnalisation dans les messages et les lignes d'objet, les formulaires d'opt-in et les champs d'enquête, ainsi que les conditions et actions de workflows.

Modifier ou supprimer un champ personnalisé

Vous pouvez renommer un champ ou mettre à jour ses options à tout moment depuis Configuration, puis Gérer les champs personnalisés.

Supprimer un champ le retire définitivement, ainsi que toutes les valeurs qui y sont stockées pour chaque contact de votre compte. Cette opération est irréversible.

Conseils de pro

• Créez tous les champs dont vous pensez avoir besoin avant votre premier import. Renseigner des champs a posteriori nécessite un nouvel import ou une mise à jour manuelle.
• Utilisez le type choix multiple plutôt que texte libre dès lors que vos données ont un ensemble connu et fini de valeurs. Les champs en texte libre accumulent des variantes (« Belgique », « BE », « Belgium ») qui sont difficiles à segmenter proprement.
• Ajoutez des traductions de champs même si vous n'envoyez actuellement que dans une seule langue. Les champs non traduits affichent le nom de repli aux contacts, qui peut ne pas avoir de sens dans leur langue.

Erreurs courantes à éviter

Choisir le mauvais type de champ

Stocker une valeur de date dans un champ texte libre signifie que vous ne pourrez pas utiliser la segmentation basée sur les dates ni déclencher des workflows basés sur les dates. Un anniversaire dans un champ texte libre accumulera différents formats qu'il sera impossible de segmenter proprement. Choisissez le bon type au moment de la création du champ, car le modifier ensuite nécessite de réimporter vos données.

Créer le champ après l'import

Si vous importez un fichier CSV avant de créer les champs personnalisés dont vous avez besoin, ces colonnes n'auront rien à quoi se rattacher et les données seront perdues. Vous devrez réimporter pour renseigner les champs. Créez toujours vos champs personnalisés au préalable.

Définir un placeholder qui entre en conflit avec un placeholder existant

Les placeholders doivent être uniques dans l'ensemble de vos champs. Si le placeholder généré automatiquement pour un nouveau champ existe déjà, Flexmail le signalera. Modifiez le placeholder pour qu'il soit distinct avant de sauvegarder.

Créer trop de champs

Il est tentant de créer un champ pour chaque information que vous pourriez collecter. Des champs peu remplis encombrent les fiches de contact et complexifient les imports. Ne créez des champs que pour les données que vous avez un plan clair d'utiliser.

Oublier les traductions

Si vous envoyez en plusieurs langues et laissez les noms des champs personnalisés sans traduction, les contacts voient la version de la langue de repli sur vos formulaires d'opt-in, dans une langue qu'ils ne comprennent peut-être pas. Ajoutez les traductions dès la création du champ.

Supprimer un champ sans sauvegarde

Supprimer un champ personnalisé efface définitivement toutes les données qui y sont stockées pour chaque contact de votre compte. Il n'y a pas d'annulation possible. Exportez votre liste de contacts avant de supprimer un champ dont vous n'êtes pas absolument certain.

Utiliser des valeurs incohérentes dans les champs texte libre

Les champs texte libre renseignés via un import accumulent des variantes : « Belgique », « BE », « Belgium ». Chacune est traitée comme une valeur distincte dans la segmentation. Utilisez le type choix multiple dès lors que vos données ont un ensemble connu et fini de valeurs.

Considérations RGPD

Étapes suivantes

• Consultez « Ajouter des contacts » pour importer des contacts et les associer à vos nouveaux champs.
• Consultez « Lier les champs de la base de données au fichier d'import » pour savoir comment fonctionne l'étape de mappage des champs lors de l'import.
• Consultez « Intérêts vs champs de contact : quand utiliser quoi » si vous ne savez pas s'il faut utiliser un champ ou un intérêt pour une donnée spécifique.

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