Configurer la validation de l'expéditeur et l'authentification des e-mails

Avant de pouvoir envoyer des campagnes e-mail avec Flexmail, vous devez vous occuper de deux choses : valider votre adresse d'expéditeur et configurer l'authentification e-mail. Voyez cela comme un système de confiance en deux étapes.

La validation d'expéditeur prouve à Flexmail que vous êtes autorisé à envoyer depuis une adresse e-mail spécifique. L'authentification e-mail prouve ensuite aux serveurs de messagerie destinataires (comme Gmail, Outlook et Yahoo) que vos e-mails sont légitimes et n'ont pas été modifiés en cours de route.

Ensemble, ces étapes permettent à vos campagnes d'arriver dans la boîte de réception plutôt que dans le dossier spam, et elles protègent votre marque contre les abus.

Cet article vous guide à travers les deux étapes.

Avant de commencer

Assurez-vous d'avoir les éléments suivants à portée de main :

• Pour la validation d'expéditeur : l'accès à la boîte de réception de l'adresse e-mail que vous souhaitez valider. Quelqu'un devra ouvrir un e-mail de confirmation et cliquer sur un lien.
• Pour l'authentification e-mail : l'accès aux paramètres DNS de votre domaine, ou les coordonnées de quelqu'un qui y a accès (votre administrateur de domaine, webmaster, service informatique ou hébergeur).

Ne vous inquiétez pas si vous ne savez pas exactement ce que sont les paramètres DNS. Nous vous expliquons tout étape par étape, et Flexmail génère un rapport prêt à l'emploi que vous pouvez simplement transmettre à la bonne personne.

Partie 1 : Valider une nouvelle adresse d'expéditeur

La validation d'expéditeur garantit que le propriétaire d'une adresse e-mail a accepté qu'elle soit utilisée comme expéditeur dans votre compte Flexmail. Vous ne devez le faire qu'une seule fois par adresse e-mail.

Étape par étape

1. Approuver l'utilisation d'une adresse e-mail comme expéditeur, allez sur Configuration > Ajouter ou supprimer des expéditeurs

   

   
   

2. Cliquez sur le bouton Ajouter un nouvel expéditeur.

   

   Si vous avez déjà une adresse d'expéditeur qui n'a pas encore été validée, vous verrez un bouton Renvoyer l'e-mail d'approbation à côté. Cliquez dessus pour demander un nouvel e-mail de confirmation.

   

3. Une fenêtre pop-up apparaît. Saisissez l'adresse e-mail que vous souhaitez utiliser comme expéditeur, puis cliquez sur Demander l'approbation.

   
   

   

4. Un e-mail de confirmation sera envoyé à l'adresse e-mail que vous avez saisie. Le propriétaire de cette adresse e-mail doit ouvrir l'e-mail et cliquer sur Vérifier mon adresse e-mail pour donner son consentement.

   

   C'est une étape importante. Flexmail envoie la confirmation dans la boîte de réception réelle de cette adresse, donc quelqu'un doit pouvoir la recevoir et la lire.

5. Une fois l'adresse vérifiée, une icône en forme de coche apparaît à côté. Vous pouvez maintenant utiliser cette adresse e-mail pour créer et envoyer des campagnes.

6. Cliquez sur l'icône étoile à côté d'une adresse e-mail pour la définir comme expéditeur par défaut. Cette adresse sera présélectionnée chaque fois que vous créez une nouvelle campagne. Pour supprimer une adresse d'expéditeur dont vous n'avez plus besoin, cliquez sur le bouton Supprimer l'expéditeur à sa droite et confirmez la suppression.

   

Partie 2 : Configurer l'authentification e-mail

Maintenant que votre adresse d'expéditeur est validée, Flexmail sait que vous êtes autorisé à envoyer depuis cette adresse. Mais les serveurs de messagerie destinataires (Gmail, Outlook, Yahoo et autres) ne le savent pas encore. L'authentification e-mail est l'étape qui leur indique que vos e-mails sont dignes de confiance.

L'authentification implique l'ajout de quelques enregistrements DNS à votre domaine. Flexmail génère ces enregistrements pour vous, vous n'avez donc pas besoin de les déterminer vous-même. Dans la plupart des cas, vous transmettez simplement un fichier à la personne qui gère votre domaine.

Que sont SPF, DKIM et DMARC ?

Vous verrez trois types d'enregistrements dans la configuration de l'authentification. Voici ce qu'ils font en termes simples :

• SPF (Sender Policy Framework) indique aux serveurs de messagerie destinataires quels serveurs sont autorisés à envoyer des e-mails au nom de votre domaine. C'est comme une liste d'invités pour votre domaine.
• DKIM (DomainKeys Identified Mail) ajoute une signature numérique à chaque e-mail que vous envoyez, afin que le destinataire puisse vérifier que le message n'a pas été modifié en cours de route. Voyez cela comme une enveloppe scellée.
• DMARC (Domain-based Message Authentication Reporting and Conformance) relie SPF et DKIM et indique aux serveurs de messagerie ce qu'ils doivent faire si une vérification échoue : accepter, mettre en quarantaine ou rejeter le message.

Étape par étape

1. Accédez à Configuration > Ajouter ou supprimer des expéditeurs dans votre compte.

   

2. Vos adresses d'expéditeur sont regroupées par domaine. Cliquez sur le bouton Configurer l'authentification à côté du domaine que vous souhaitez authentifier.

   

3. Une fenêtre pop-up s'ouvre avec les enregistrements DNS nécessaires. Chaque enregistrement a un indicateur coloré :
   • Vert signifie que l'enregistrement est déjà actif. Aucune action nécessaire.

   • Rouge signifie que l'enregistrement n'est pas encore actif. Cela peut indiquer qu'il doit encore être ajouté au DNS de votre domaine, ou, dans le cas du DKIM, que la clé n'a pas encore été générée du côté de Flexmail (voir étape 5).

     

4. Les enregistrements SPF et DMARC sont générés automatiquement par Flexmail. Vous n'avez rien à faire pour les créer. Ils doivent simplement être ajoutés au DNS par votre administrateur de domaine.

5. La clé DKIM doit d'abord être générée avant de pouvoir être ajoutée. Vous verrez un champ de sélecteur avec une valeur par défaut « flexmail ».

   Le sélecteur est simplement un libellé qui permet d'identifier quelle clé DKIM a été utilisée pour signer un e-mail. Pour la plupart des utilisateurs, cette valeur par défaut convient parfaitement. Vous ne la modifieriez que si votre administrateur de domaine le demande spécifiquement.

   Cliquez sur Générer DKIM keys pour créer la clé.

   

6. Cliquez sur Générer le rapport en bas de la fenêtre pop-up. Un fichier TXT se téléchargera automatiquement. Ce fichier contient tous les enregistrements DNS que votre administrateur de domaine doit ajouter.

   

7. Transmettez ce fichier à votre administrateur de domaine, webmaster, service informatique ou hébergeur avec un court message, par exemple : « Pourriez-vous ajouter ces enregistrements DNS à notre domaine ? Ils sont nécessaires pour authentifier nos campagnes e-mail dans Flexmail. » La personne qui gère votre DNS saura quoi faire avec le fichier.

Vérifier que l'authentification est active

Après 24 à 48 heures, revenez dans Configuration > Ajouter ou supprimer des expéditeurs et cliquez à nouveau sur Configurer l'authentification pour votre domaine. Si toutes les cases sont devenues vertes, votre authentification est active et fonctionne correctement.

Si des indicateurs sont encore rouges après 48 heures, voici ce qu'il faut vérifier :

• Si l'indicateur DKIM est rouge mais que le badge « clés d'authentification ajoutées correctement » à côté du domaine dans la vue d'ensemble est vert, ne vous inquiétez pas. Cela signifie que les enregistrements DNS sont en place, mais que l'installation sur les serveurs de Flexmail est encore en cours de traitement. Cela devrait se résoudre rapidement.
• Si le badge est rouge, les enregistrements DNS n'ont pas encore été détectés. Vérifiez auprès de votre administrateur de domaine que les enregistrements ont été ajoutés correctement. Vous pouvez régénérer le rapport et le comparer avec ce qui se trouve actuellement dans le DNS.

Besoin d'aide avec le DNS ?

Clients Combell

Bonne nouvelle ! Ici vous trouverez toutes les instructions pour configurer l'authentification dans votre panneau de contrôle Combell.

Vous n'y arrivez pas ou vous avez peur de faire une erreur ? Envoyez votre rapport généré à support@combell.com. Ils savent exactement quoi faire.

Autres hébergeurs

Si vous êtes hébergé ailleurs, l'équipe de support de votre hébergeur peut vous aider. La plupart des hébergeurs (comme OVH, Cloudflare, TransIP, one.com, etc.) disposent de documentation sur la façon d'ajouter des enregistrements TXT. Vous pouvez également simplement transmettre le rapport généré à leur équipe de support en leur demandant d'ajouter les enregistrements pour vous.

Questions fréquentes

Dois-je configurer l'authentification pour chaque adresse d'expéditeur ?

Non. L'authentification est configurée par domaine, pas par adresse e-mail. Si vous authentifiez le domaine exemple.be, toutes les adresses d'expéditeur se terminant par @exemple.be sont couvertes.

J'ai ajouté les enregistrements, mais les indicateurs sont toujours rouges.

Les modifications DNS peuvent prendre jusqu'à 24 à 48 heures pour prendre effet. C'est tout à fait normal. Vérifiez à nouveau après un jour ou deux.

Je ne parviens pas à valider mon adresse d'expéditeur car personne ne reçoit l'e-mail de confirmation.

Assurez-vous que l'adresse e-mail dispose d'une boîte de réception accessible. Les adresses comme no-reply@example.com n'ont souvent pas de boîte de réception, ce qui rend la validation impossible. Utilisez une adresse que quelqu'un peut réellement consulter, comme info@ ou marketing@.

Que se passe-t-il si je n'active pas l'authentification ?

Flexmail ne vous empêchera pas d'envoyer si vous avez moins de 5 000 contacts, mais vos e-mails risquent de se retrouver dans les dossiers spam ou d'être entièrement rejetés par des fournisseurs comme Gmail et Yahoo. Nous vous recommandons vivement de configurer l'authentification dès le départ.

Et ensuite ?

Votre expéditeur est validé et votre domaine est authentifié. Vous êtes fin prêt pour commencer à créer des campagnes. Voici quelques étapes logiques à suivre :

• Créer une campagne e-mail - commencez à concevoir votre premier message.
• Déterminez vos données d'expéditeur une bonne fois pour toutes - mettez en place une convention de nommage pour vos adresses et noms d'expéditeur.
• Premiers pas avec Flexmail - un aperçu plus large pour bien démarrer.

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