Exemple de workflow: Suivi d'un événement
Assurez le suivi des contacts qui ont complété un formulaire par le biais d’une confirmation, un rappel et une enquête.
Vous organisez un événement ? Mieux vaut alors mettre en place un workflow de communication tant avant qu’après votre événement. Ce workflow standard vous facilitera considérablement la tâche. Il se compose de 3 campagnes, mais vous pouvez aussi opter pour moins ou plus d’envois. Ce workflow standard peut aussi être utilisé en combinaison avec le workflow standard « Rappel d’un événement ».
Ce workflow est destiné au suivi de tous les contacts qui se sont inscrits à notre événement. Vous sélectionnez dans le bloc initial le formulaire que vos contacts devaient compléter pour confirmer leur présence. Si vous le souhaitez, vous pouvez encore restreindre le groupe cible.
Immédiatement après l’enregistrement, nous envoyons une première campagne pour confirmer l’inscription à l’événement. Dans ce bloc de campagne, vous complétez toutes les données d’envoi, vous définissez la ligne de sujet, puis sélectionnez le message que vous souhaitez envoyer.
Vous pouvez éventuellement personnaliser le message que vous utilisez pour cette campagne au moyen des données que le contact a complétées dans le formulaire. De cette manière, vos contacts auront la certitude que tout a été enregistré correctement. Il est aussi toujours pratique pour eux de recevoir dans leur boîte de réception un programme de l’événement.
Il peut arriver qu’un certain nombre de contacts ne viennent pas à votre événement, par exemple parce qu’ils ont oublié de le noter correctement dans leur agenda. La seconde campagne de cet exemple permet d’éviter ce problème. Une semaine avant l’événement, nous envoyons à nos participants un rappel contenant tous les détails pratiques de l’événement, avec un itinéraire.
Vous pouvez aussi clôturer votre événement en beauté en leur envoyant peu après une enquête vous permettant de déterminer ce qu’ils ont pensé de votre événement. C’est ce que nous avons fait dans la dernière campagne de cet exemple.
En leur faisant parvenir une enquête, vous montrez à vos contacts que leur avis vous intéresse, et vous recevez du feed-back qui pourra éventuellement vous servir lors d’une prochaine édition. En demandant également à vos contacts de formuler dans leur enquête une courte phrase résumant leur opinion, vous disposerez d’emblée de témoignages pour promouvoir votre prochaine édition !
Si vous le souhaitez, vous pouvez étoffer ce workflow standard en cliquant sur l’icône « + ». Vous pouvez par exemple choisir d’ajouter également les participants à une liste de publipostage, une préférence ou un groupe d’intérêt, ou de les en retirer. Naturellement, vous pouvez aussi simplifier le workflow standard en supprimant certains blocs.