La meilleure façon de mettre en place des workflows

Commencez votre travail sur papier

Asseyez-vous, faites un brainstorming et planifiez la manière dont vous allez utiliser les workflows, les champs et les préférences ou intérêts pour le marquage des contacts et le suivi des informations. Tout cela avant de vous lancer dans la création d'un workflow. Si vous ne le faites pas, vous serez vite pris au piège. Créez un cadre et mettez en place une sorte de feuille de calcul pour commencer à dresser la liste de tous les objectifs, états et informations que vous souhaitez suivre. Créez ensuite une deuxième feuille avec tous vos noms, étiquettes et descriptions afin de vous souvenir de l'objectif de chacun - partagez-la avec votre équipe pour qu'ils travaillent tous sur le même système.

Prenez également le temps de réfléchir aux comportements les plus importants que vos différents types de contacts peuvent adopter et que vous souhaitez utiliser dans vos scénarios.

Séparez les scénarios longs et complex en petits fragments

Une fois que vous avez pris confiance en la construction de quelques workflows simples dans Flexmail, il devient tentant de mettre en place des scénarios ambitieux et longs. Les avantages semblent évidents : tous les résultats en un seul rapport. Plutôt que de construire une énorme automatisation pour exécuter un processus de marketing ou de vente, il est tellement plus intéressant de le décomposer en "morceaux" plus petits et plus faciles à gérer.

Construire une automatisation pour exécuter un processus particulièrement long ou complexe, surtout, peut être délicat car il y a tant de pièces mobiles : Vous pouvez avoir besoin d'utiliser des blocs d'attente, des conditions Si/ Autre, et d'avoir des contacts qui entrent et sortent de l'automatisation à différents points. C'est beaucoup de travail de réflexion à faire ! 
C'est pourquoi, lorsqu'il s'agit de créer des workflows, nous recommandons d'avancer par étapes. C'est-à-dire qu'au lieu de construire un énorme monstre d'automatisation, il faut le décomposer en "modules" plus petits et plus faciles à gérer, avec seulement quelques éléments. Une fois que votre logique change, passez d'un module à l'autre.

Avantages de cette approche:

1. Plus de facilité à suivre cette logique
Lorsqu'un problème survient, il est plus facile de revenir et de corriger une petite automatisation sans perturber le déroulement du processus global pour les contacts qui sont en cours.
Les petits systèmes automatisés sont également plus faciles à aborder et à comprendre lorsqu'il s'agit de former votre équipe (ou de réapprendre un système automatisé plusieurs mois après sa création !).

2. Plus facile d'insérer des contacts à un point précis 
Comme ces petits blocs sont moins complexes, il devient beaucoup plus facile d'introduire des contacts en un point précis que pour des flux plus importants et plus compliqués. Si vous élaborez un scénario géant, vous ne pouvez pas ajouter un contact à une étape spécifique de votre processus d'embarquement sans risquer que le contact manque une partie essentielle de l'information. Dans le cas des petits automatismes, vous pouvez simplement déposer le contact dans l'automatisme au point où vous souhaitez qu'il commence. Vous pouvez aussi faire en sorte que deux voyages soient liés par le même message le long de la ligne.

3. La mise à jour de petits modules est moins risquée
Si vous devez mettre à jour une seule partie d'une grande automatisation, vous courez le risque que tous les contacts de l'automatisation soient affectés par votre changement (votre changement pourrait perturber la logique pour les contacts déjà en route). Mais lorsque vous avez des automatismes plus petits, il est facile de remplacer une partie de l'ensemble sans affecter accidentellement les autres pièces. Il est préférable d'optimiser votre scénario lorsque vous découvrez qu'une pièce est moins performante.

Comment puis-je savoir si mon workflow est trop complexe?

Commencez à considérer vos automatismes comme des objectifs. Pour chaque scénario que vous souhaitez créer, posez-vous cette question : "Quel objectif est-ce que je veux atteindre avec cette automatisation?" Si vous en identifiez plusieurs, ce processus nécessitera peut-être plusieurs workflows.

La clé de la création de workflows faciles à gérer consiste en la création d'objectifs. Pour chaque nouvel objectif, vous lancez un nouveau workflow. Vous pouvez relier plusieurs workflows entre eux en utilisant le bloc "démarrer un autre workflow" (qui remplacera le bloc de démarrage de l'autre workflow pour ces contacts). Ou en mettant à jour les intérêts ou d'autres champs, et en démarrant un nouveau bloc de départ sur la base de ces informations. 

Apporter des modifications à un workflow actif

Apporter des modifications à un workflow qui a déjà permis de recueillir des résultats est toujours un processus risqué. Les processus et les analyses peuvent toujours se dérouler en arrière-plan, ou les contacts peuvent être mis en attente dans un bloc d'attente. Une fois que vous commencez à modifier les paramètres, certaines conditions peuvent ne plus s'additionner, ou les contacts peuvent être bloqués.

La meilleure solution consiste toujours à arrêter un processus et à en recréer un, en apportant vos modifications dans la nouvelle version. Une fois que vous avez terminé, il vous suffit d'arrêter votre ancien workflow et de lancer le nouveau. L'avantage supplémentaire est que vous pouvez facilement comparer l'effet de vos changements lorsque vous mettez les résultats des deux versions côte à côte. Cela fonctionne encore mieux si vous gardez vos workflows légers.

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