Créer un flux de travail

Les workflows sont le meilleur choix pour automatiser votre campagne marketing, en vous assurant que vos contacts reçoivent toujours le meilleur contenu au bon moment. Cet article vous guidera à travers les étapes et les options disponibles lors de la création d'un workflow.


Créer un workflow

  1. Pour créer un nouveau workflow, allez dans la section Automation > Workflows de votre compte.

  2. Vous pourrez y voir tous les workflows que vous créez, classés par catégorie. Cliquez sur Ajouter un nouveau workflow.

  3. Entrez un nom pour votre workflow et sélectionnez une catégorie. Vous pouvez ensuite choisir l'un des modèles de flux assemblés par Flexmail, ou vous pouvez ajouter un Workflow personnalisé

    Si vous choisissez l'un des modèles, vous obtiendrez un workflow préassemblé et il vous suffira de cliquer sur les différents blocs pour les compléter avec vos propres informations. Vous pouvez aussi toujours cliquer sur Exemple pour obtenir des informations supplémentaires et un exemple du modèle. Si vous choisissez de créer un workflow personnalisé, vous devrez composer l'ensemble du workflow avec les actions et les déclencheurs que vous trouverez ci-dessous dans cet article.

  4. Que vous choisissiez un modèle ou un workflow personnalisé, vous devrez toujours décider en premier lieu ce qui déclenchera votre workflow. Pour affiner davantage vos groupes cibles, vous pouvez combiner différents paramètres en cliquant sur l'icône "plus". Vous pouvez trouver plus d'informations sur les déclencheurs de workflow ici.

  5. Chacun des déclencheurs que vous pouvez choisir dans le bloc de départ vous offrira la possibilité d'inclure tous les contacts qui se sont déjà conformés au déclencheur que vous avez défini avant même que vous n'ayez commencé à créer le workflow. Cochez la case si vous souhaitez le faire.


Ajouter des opérations relatives au workflow et aux déclencheurs souhaités

Une fois que vous aurez décidé quels sont les éléments qui déclencheront le workflow, vous devrez composer les différentes étapes. Vous pouvez ajouter autant d'étapes que vous le souhaitez en utilisant l'icône "plus". Lorsque vous cliquez sur l'icône "plus", vous verrez tous les blocs d'action disponibles. Les blocs d'action vous aideront à définir ce que vous voulez faire après qu'un contact ait déclenché le processus. Vous pourrez choisir entre différentes actions d'envoi, de flux ou de contacts. Vous trouverez une explication détaillée de chaque action de workflow ici.

Actions d'envoi

Avec les Actions d'envoi, vous pouvez envoyer un courriel ou une campagne de SMS, ou envoyer une notification interne à votre personnel.

Si vous sélectionnez l'une des trois actions d'envoi, vous devrez remplir les informations d'envoi requises, sélectionner/taper un message et préciser l'heure d'envoi. Pour une notification interne, vous pouvez également utiliser l'éditeur HTML pour votre message et y ajouter des espaces réservés pour donner à votre personnel commercial des informations supplémentaires sur les nouveaux contacts, par exemple. Lorsque vous sélectionnez un message, vous pouvez cocher la case Mettre à jour cette campagne maintenant avec la dernière version de mon message pour mettre automatiquement à jour votre message au cas où vous y apporteriez des modifications par la suite.

Actions de flux

Avec les Actions de flux, vous pouvez définir une période d'attente, vous pouvez fixer des conditions avec le bloc IF/ELSE, combiner des workflows et mettre fin à un workflow.  

Conseil de support
Nous vous recommandons de toujours ajouter le bloc Arrêter ce workflow pour arrêter le workflow une fois que vous l'avez créé. 

Le bloc Attendre et le bloc IF/ELSE sont un peu différents de toutes les autres actions. Contrairement à toutes les autres, si vous sélectionnez un bloc Attendre ou un bloc IF/ELSE, vous devrez définir un déclencheur pour ces actions. Vous pouvez combiner les déclencheurs à l'aide des paramètres AND/OR. Avec le paramètre AND, les contacts devront correspondre à tous les déclencheurs que vous avez configurés pour activer le bloc IF/ELSE. Avec le paramètre OR, les contacts devront correspondre à l'un des déclencheurs que vous avez configurés.

Avec le bloc Attendre, vous pouvez attendre qu'un certain événement se produise afin de continuer le flux. 

Conseil de support
Mettez toujours des blocs d'attente avant ou après les actions d'envoi (selon les déclencheurs que vous avez mis en place) pour donner à vos contacts suffisamment de temps pour ouvrir votre campagne et se conformer aux déclencheurs de votre workflow.

Avec le bloc IF/ELSE, votre workflow sera divisé en deux parties. Les contacts qui correspondent au déclencheur seront envoyés vers la partie Oui et les contacts qui ne correspondent pas seront envoyés vers la partie Non du workflow. Vous pouvez alors poursuivre le flux séparément pour les deux parties.

Voyons un exemple pour mieux comprendre:

Vous avez envoyé un questionnaire à vos contacts et vous souhaitez envoyer un rappel aux contacts qui ne l'ont pas encore rempli. 

Tout d'abord, vous devez ajouter un bloc d'attente afin de donner à vos contacts le temps de remplir le questionnaire. Si vous ne définissez pas de période d'attente, l'enquête sera envoyée même aux contacts qui l'ont remplie. En effet, Flexmail vérifiera si l'enquête a été remplie immédiatement après son envoi. Dans le bloc d'attente, vous ajouterez deux paramètres : le premier sera les Contacts qui ont rempli le questionnaire et le second sera une date à laquelle vous donnerez à vos contacts 3 jours pour remplir le questionnaire. Nous sélectionnerons l'option OR entre les deux paramètres.

Après avoir fixé le délai d'attente, vous devrez utiliser l'action IF/ELSE. Une fois la période d'attente écoulée, Flexmail vérifiera et divisera les contacts en deux parties, l'une pour le Oui et l'autre pour le Non, selon qu'ils ont répondu ou non à l'enquête. Maintenant, vous pouvez configurer le rappel pour les contacts qui n'ont pas encore rempli votre enquête.

La suite pourrait ressembler à ceci:

Actions de contacts

Les Actions de contacts vous permettent d'apporter des ajustements à votre base de données de contacts et à sa segmentation. Par exemple, vous pouvez déplacer les contacts vers un label d'intérêt s'ils ont cliqué sur certains liens de votre campagne ou vous pouvez déplacer les contacts vers la blackliste s'ils n'ouvrent pas votre campagne.

Attention
Votre compte ne contient qu'une seule liste, qui comprend tous les contacts que vous avez dans votre base de données Flexmail. Par conséquent, lorsque vous sélectionnez l'action Ajouter à une liste ou Retirer d'une liste, vous n'avez le choix qu'entre une seule liste - votre base de données. 


Sauvegarder et activer un workflow

Après avoir assemblé votre workflow, vous devrez le terminer par un bloc Arrêter ce workflow et ensuite procéder aux options d'enregistrement.

En bas de la page, vous trouverez 3 options d'enregistrement :

  • Sauvegarder - Sauvegarder la progression du workflow pendant que vous y travaillez.
  • Sauvegarder et fermer - Sauvegarder et fermer la page. Votre workflow se trouve dans Automation > Workflows, vous pouvez donc le lancer à tout moment.
  • Sauvegarder et commencer - Sauvegardez le workflow et activez-le immédiatement.
Conseil de support
Nous recommandons de ne pas interrompre les workflows et d'apporter des modifications une fois qu'un workflow a été activé, car cela pourrait entraîner des résultats non souhaités.

Les workflows vous permettent de créer un scénario entièrement automatisé adapté à vos besoins en matière de marketing. Nous vous encourageons donc à explorer et à essayer les nombreuses possibilités qu'ils offrent.


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