Étapes à respecter avant la création d’un workflow

Les workflows sont déclenchés par le client et s’adaptent au comportement de vos contacts. Par conséquent, il est toujours intéressant de consacrer du temps à la préparation de votre stratégie de workflow.

Cet article vous expliquera toutes les étapes à suivre avant d'activer votre workflow. Vérifiez votre automatisation en suivant les étapes de cette liste détaillée.


Étape 1 : Quelle est votre stratégie globale en ce qui concerne vos workflows ?

Dans un premier temps, vous devez avoir une idée générale de stratégie concernant vos workflows. Voici quelques workflows que vous pourriez envisager de créer :

  • Une série de messages de bienvenue
  • Une inscription aux événements et un suivi via un formulaire d'inscription et un sondage pour obtenir des retours
  • Suggestions de ventes croisées
  • De réguliers rappels d'achat
  • Rappels pour panier délaissé
  • Occasion spéciale
  • Campagnes de réactivation pour les contacts dormants

De quelle manière votre nouveau workflow s'inscrit au sein de votre stratégie globale ?


Étape 2 : Qui souhaitez-vous toucher ?

Avant de créer un workflow qui correspond à votre stratégie, vous devez bien connaître votre base de contacts.

Plus particulièrement :

  • Étapes du cycle de vie du client. Créez un champ dans votre base de données permettant de vous indiquer si votre contact est un lead, un lead qualifié, un client, un client fidèle, etc.
  • Occasions spéciales - connaissez-vous la date d'anniversaire de votre contact afin de lui envoyer une campagne qui lui est dédié ? Souhaitez-vous célébrer les anniversaires correspondants à leur première interaction avec vous – ou encore à un abonnement ou un achat ?
  • Intérêts et préférences – qu’est ce qui suscite l’intérêt de vos contacts et qu'est-ce qui les rebute ? Quel type de contenu et quel type de produits suscitent leur intérêt et quels sont ceux qui permettent à vos contacts de se rapprocher de votre marque ?

Utilisez des déclencheurs complexes afin de gérer les contacts que vous souhaitez toucher, tout comme ceux qui ne font pas partie de votre cible.

  • Contacts qui ont reçu un message spécifique, qui l'ont ouvert ou pas - vous ne devez pas envoyer le même contenu deux fois de suite, en ce qui concerne ceux qui ne l'ont pas ouvert, vous pouvez envoyer des rappels. Vous pouvez également le faire pour les campagnes.
  • Comportement de clic - contacts qui ont cliqué sur un lien, visité une page spécifique ou non.
  • Formulaires et interaction avec les sondages. Vous pouvez modifier votre workflow en fonction des contacts qui ont répondu d'une certaine manière ou de ceux qui n'ont jamais répondu ou même ouvert votre formulaire.
  • Le déclencheur peut être un champ de contact, par exemple lorsque des contacts parlent une langue spécifique.
  • Le suivi Web est toujours utile pour analyser les achats. Si un client a déjà acheté un de vos produit récemment, il est souhaitable de ne plus le promouvoir.

La meilleure chose à faire est d'utiliser plusieurs déclencheurs. Perfectionnez-les et associez-les à votre convenance. N’arrêtez que lorsque vous êtes certain de la réception de votre message par le bon groupe de personnes.


Étape 3 : Que souhaitez-vous accomplir ?

Définissez clairement votre objectif final. Ensuite, décidez ce que cela implique pour votre automatisation. Par exemple, votre objectif est peut-être d'améliorer vos ventes, mais vous devez définir une manière de traduire cet objectif grâce aux outils offerts par votre workflow. Envoyez-vous des messages ? Des codes de réduction ? Envoyez-vous des campagnes du type "Vous nous manquez" ? Dans l’idéal, l’objectif que vous souhaitez atteindre correspond-il de manière pratique à celui que vous pouvez atteindre avec votre workflow ? Réfléchissez bien aux instruments pratiques que vous avez en main afin d’atteindre votre objectif.

Vous devez maintenant créer les formulaires et sondages, les messages, pages de destination et campagnes qui seront compris dans votre workflow.

Ceci est votre objectif principal. Avez-vous des objectifs secondaires ? Pouvez-vous obtenir encore plus de résultats ? Supposons que votre workflow lance une campagne promotionnelle de Noël à tous les clients qui se sont déjà montrés intéressés par les jouets pour enfants.

Vous pouvez envoyer un lot de messages comprenant une invitation à acheter. Après un certain temps, utilisez le Suivi Web pour déterminer quels sont les clients qui n’ont pas pu accéder à la page d’achat avec succès. Envoyez-leur un rappel avec une autre invitation à acheter. Arrêtez le workflow pour tous les clients ayant acheté ce même produit ou d'autres. Cependant, en ce qui concerne les contacts n’ayant jamais ouvert le message, lancez un nouveau workflow pour les contacts dormants - ceux qui n'interagissent pas. Dans cette situation, définir quels sont vos contacts dormants peut être votre objectif secondaire.


Étape 4 : De quelle manière fonctionnera le flux ?

Le workflow est avant tout un flux. Une série d'étapes logiques avec des conditions et des alternatives.

Quel sera votre point de départ ? Quelle est la manière de déterminer les contacts qui seront le public adéquat pour ce workflow ? En d'autres termes, qu'est-ce qui déclenchera le lancement des premières étapes ? Il s'agit généralement d'un public ou d'une caractéristique spécifique. Vous pouvez en combiner plusieurs durant cette étape pour identifier ces personnes spécifiques.

Quel sera votre timing ? Les étapes de votre mécanisme seront déclenchées soit par une action spécifique effectuée par vos contacts, soit par une limite de temps. Combien de temps souhaitez-vous attendre entre chacune des étapes ?

De quelle manière souhaitez-vous impliquer votre équipe ? Vous ne pouvez pas vous reposer que sur l’automatisation. Y a-t-il des étapes dans votre flux qui nécessitent l'implication de votre équipe de vente, d'assistance ou d'expédition ?

Ferez-vous intervenir d'autres workflows ? Lorsque vous créez un workflow en invitant des contacts à s’abonner à une série d’ateliers, vous devez séparer le ‘workflow d’invitation’ et le ‘workflow de l’atelier’. Vous ne déplacerez que certains contacts du premier vers le second. En ce qui concerne les contacts qui n'interagissent jamais avec vos messages, vous pouvez les déplacer vers un workflow séparé avec pour objectif de trouver un moyen de susciter leur intérêt pour votre marque.

Qu'allez-vous apprendre ? Y aura-t-il des effets durables - l'interaction du public avec votre workflow travail changera-t-elle vos segments ? Cela vous aidera-t-il à collecter des informations que vous pourrez ajouter à votre base de données ? Cela vous permettra-t-il d’obtenir une base de contacts pour un autre workflow ? Faites en sortes d’utiliser un maximum les possibilités qui s’offrent à vous.

Comment mesurez-vous vos résultats ? Pouvez-vous utiliser le Suivi Web ou encore les rapports afin d’allouer une valeur chiffrée à votre objectif et suivre vos progrès ?


Étape 5 : Pouvez-vous apprendre de vos expériences précédentes ?

Une fois que votre structure est prête, demandez-vous si vous pouvez l'améliorer. Analysez vos  anciens rapports et recherchez des idées concernant ce qui fonctionne ou non. Au regard du timing, vérifiez les workflows existants et les objectifs les concernant afin d’éviter la création de doublons. Faites attention à votre taux de désabonnement afin d’éviter de perdre des contacts.

Une fois que vous avez fini, n’oubliez pas de cliquer sur le bouton « lecture » et de lancer le workflow. Vous êtes sur le bon chemin. Désormais, atteindre votre objectif n’est plus qu’une question de temps.

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