Créer un formulaire
Si vous souhaitez demander des informations à vos contacts, vous pouvez associer un formulaire à votre message ou utiliser une version web du formulaire pour partager le lien ou le placer sur votre site web. Toutes les données qui peuvent être remplies dans un formulaire se trouvent dans les rapports. Cet article vous guidera à travers les étapes de création des formulaires et tous les paramètres qui seront appliqués à votre formulaire.
Créer un formulaire
- Pour créer un nouveau formulaire, allez dans la section Formulaires > Formulaires liés à votre compte. Vous pourrez y voir tous les formulaires que vous avez déjà créés, classés par catégorie.
- Cliquez sur Créer un nouveau formulaire, puis entrez un nom pour ce dernier, sélectionnez une catégorie et cliquez sur Sauvegarder.
- En haut du formulaire, vous pouvez insérer un message de présentation. Vous pouvez le formater avec l'éditeur de texte ou l'éditeur HTML.
Ajouter un champ à un formulaire
Pour commencer à assembler votre formulaire vous pouvez choisir ajoutez un champ ou ajoutez un champ éditeur. Le bouton Ajouter un champ vous permet d'ajouter un nouveau champ à remplir par vos contacts. En utilisant le champ Ajoutez un champ éditeur, vous pouvez ajouter un bloc texte de type HTML que vous pouvez utiliser pour insérer des textes, des images ou d'autres éléments entre vos différentes questions.
Lorsque vous ajoutez un nouveau champ, vous devez d'abord ajouter un nom du champ. Il s'agit de l'indication qui apparaîtra à côté du champ dans votre formulaire. Pour chaque nouveau champ, vous pouvez également ajouter une explication afin de fournir des informations supplémentaires. Par exemple, vous pouvez ajouter l'explication "Réponses multiples possibles" aux questions à choix multiples.
Cochez la case Obligatoire lorsque ce champ doit être rempli.
En cliquant sur les flèches, vous pouvez réorganiser les champs en les déplaçant vers le haut ou vers le bas. En cliquant sur la croix rouge, vous pouvez supprimer un champ.
Types de champs utilisés dans les formulaires
Ensuite, sélectionnez un type de champ dans le menu déroulant. Il y a 9 types de champs de formulaires possibles entre lesquels vous pourrez choisir :
- Petit champ de texte
- Liste Drop-down
- Champ texte long
- Radio buttons
- Checkboxes
- Date
- Heure
- Date et heure
- Disclaimer
Outre les 9 types de champs par défaut du formulaire, il existe une option supplémentaire payante : Téléchargement de fichiers. Cette option vous permet de faire télécharger des fichiers par vos contacts. Pour plus d'informations sur ce type de champ, veuillez contacter notre équipe commerciale.
Les différents types de champs offrent différentes options
Lorsque vous ajoutez un champ de texte petit ou long, vous pouvez fixer le nombre maximum de caractères autorisés. Un compteur de caractères sera affiché.
Pour les champ texte long, vous pouvez également définir le nombre maximum de caractères et le nombre de lignes qu'une personne peut saisir dans le champ de texte.
Pour les petits champs de texte, vous pouvez également définir une valeur d'exemple et des validations en cliquant sur choisir un filtre et en choisissant celui dont vous avez besoin. Flexmail n'acceptera qu'une réponse conforme au filtre. Vous pouvez remplir une valeur d'exemple dans la zone de visualisation qui sera affichée à vos contacts avant qu'ils n'entrent leur réponse. Si vous choisissez les Filtre personalisé, vous pouvez définir votre propre filtre.
Lorsque vous choisissez une liste drop-down, des checkboxes ou des radio buttons, vous pouvez ajouter différentes options en cliquant sur Ajouter une option.
Si vous ajoutez une Disclaimer, vous pouvez déterminer s'il est obligatoire de cocher la case correspondante et vous pouvez insérer un lien qui sera placé sur la clause de non-responsabilité.
Lorsque vous avez effectué le paiement relatif au type de champ supplémentaire Téléchargement, vous pouvez choisir les extensions requises. Veuillez noter que vos contacts ne peuvent ajouter qu'un seul fichier par formulaire. Si vous souhaitez que vos contacts téléchargent plus d'un fichier, vous devez donc insérer plusieurs types de champs Téléchargement dans votre formulaire.
Les fichiers téléchargés ne sont envoyés qu'avec l'e-mail de notification, ils ne sont enregistrés nulle part ailleurs. Vous devez vous assurer dans les paramètres de votre formulaire qu'un courriel de notification du formulaire sera envoyé.
Pour les comptes Flexmail PRO et PREMIUM, une option supplémentaire est disponible pour les radio buttons et les champs liste drop-down du formulaire. Les utilisateurs ayant un compte peuvent l'ajouter comme option supplémentaire payante. L'option événements du formulaire vous permet de limiter le nombre d'inscriptions pour une question spécifique du formulaire. Vous pouvez utiliser cette option pour planifier un petit événement ou proposer un contenu promotionnel accessible à un certain nombre de personnes remplissant votre formulaire, par exemple. Lorsque la limite que vous avez fixée est atteinte, vous pouvez choisir de :
- De ne plus afficher la question
- Fermer le formulaire
- Afficher un message sur le formulaire
Il ne s'agit pas d'une option de réservation. Si deux ou plusieurs contacts choisissent le même créneau de réponse en même temps, ils seront tous enregistrés. Il n'est pas conseillé d'utiliser cette option pour un grand public, par exemple, s'il y a une possibilité de milliers d'inscriptions en même temps.
Pour plus d'informations sur cette option, veuillez contacter notre équipe commerciale.
Associer un formulaire à la base de données
Vous pouvez relier le champ du formulaire au contenu de votre base de données de contacts en utilisant l'option Utiliser la base de données. Par exemple, vous pouvez relier le champ Prénom de votre formulaire au champ Prénom de votre liste de diffusion. Flexmail veille à ce que les formulaires que vous envoyez soient pré-remplis avec les informations disponibles dans votre base de données de contacts.
Cochez la case Modifier lorsque vous souhaitez écraser les données existantes dans la base de données avec les données saisies dans ce champ.
Nous vous recommandons de ne pas cocher la case Modifier pour un champ d'adresse électronique. Si un contact change d'adresse électronique, nous ne sommes pas en mesure de le reconnaître, ce qui pourrait entraîner des problèmes avec les données stockées.
Fermer un formulaire
En bas du formulaire, vous pouvez indiquer ce qui doit se passer lorsque le destinataire clique sur le bouton Envoyer du formulaire.
- Option 1: Un texte est affiché à l'écran. Vous pouvez modifier ce texte à l'aide de l'éditeur de texte ou de l'éditeur HTML.
- Option 2: Les utilisateurs seront redirigés vers une landingpage. Sélectionnez une de vos landing pages.
- Option 3: Les utilisateurs seront redirigés vers un site web. Vous pouvez insérer l'URL du site web vers lequel vous souhaitez qu'ils soient redirigés.
Visualisation et sauvegarder
Si vous pensez avoir terminé, Visualisez votre formulaire. Il vous suffit de naviguer dans le coin supérieur droit et de cliquer sur Visualisation. La visualisation du formulaire apparaîtra dans un nouvel onglet de votre navigateur.
La personnalisation ne sera pas visible dans la visualisation, sauf si vous remplissez le profil du test dans les paramètres généraux. Les champs du profil de test seront utilisés pour prévisualiser la personnalisation.
Si vous êtes satisfait de votre création, faites maintenant défiler la page jusqu'en bas et cliquez une dernière fois sur Sauvegarder pour vous assurer que vous enregistrez la version finale. Idéalement, vous souhaitez sauvegarder votre formulaire après chaque modification importante que vous apportez à votre formulaire.
Paramètres du formulaire
Une fois que vous avez terminé la conception de votre formulaire, vous pouvez le personnaliser davantage ainsi que sa présentation en cliquant sur l'icône représentant une roue dentée située à côté du formulaire terminé et en sélectionnant Configuration formulaire.
Template
Dans la première section, vous pouvez personnaliser votre formulaire. Selon le template, il existe différents styles pour vos champs, vos libellés et la largeur de votre formulaire.
Lay-out
Outre l'utilisation d'une des mises en page par défaut, vous pouvez également télécharger vos propres fichiers CSS dans cette section. Ce faisant, vous pouvez télécharger un fichier d'exemple que vous pouvez utiliser comme point de départ pour effectuer des modifications. Une fois que vous avez choisi un template ou votre propre feuille de style, vous pouvez personnaliser davantage le template choisi avec des polices, des tailles de police, des couleurs, la largeur de votre formulaire et votre propre texte pour le bouton d'envoi.
Vous pouvez également sélectionner la langue de votre formulaire. La langue sélectionnée sera utilisée pour les textes de votre formulaire tels que sélectionner, envoyer, ...
Bannière
Ensuite, vous pouvez télécharger une bannière qui sera affichée en haut de votre formulaire. Si vous téléchargez une bannière plus grande, elle sera automatiquement adaptée à la taille maximale du formulaire. Si vous téléchargez une bannière plus petite, celle-ci reste inchangée. La bannière doit avoir l'une des extensions suivantes : jpg, gif, png.
Fermer
Dans la section suivante, vous pouvez limiter l'accès au formulaire. Vous pouvez préciser que vos contacts ne peuvent remplir le formulaire qu'une seule fois. Vous pouvez également fermer un formulaire à une certaine date et heure ou après un certain nombre d'inscriptions. Après la limite fixée, le formulaire ne sera plus disponible. Vous pouvez afficher des messages concernant les deux options.
Message de confirmation
Vous pouvez également envoyer un message de suivi afin de confirmer l'inscription. Choisissez le message et insérez les données de la campagne. Insérez l'objet et le moment où le courrier doit être envoyé. Vous devez cocher l'option Envoyer après ou Envoyer à la et définir un nombre d'heures d'attente ou une heure précise d'envoi. Si vous ne définissez pas de nombre d'heures ou d'heure spécifique, le courrier électronique sera envoyé immédiatement après l'avoir rempli. Si vous souhaitez envoyer ce courrier électronique de confirmation avec les données du formulaire rempli, vous pouvez le faire en plaçant la placeholder #formdata# dans votre message. Les données du formulaire seront affichées dans le message.
La présentation des données du formulaire qui sera affichée dans votre message ne peut pas être modifiée.
Si vous souhaitez que la version web du formulaire soit utilisée pour le placer sur votre site web ou pour le remplir vous-même, par exemple, vous devrez sélectionner le champ de votre formulaire qui contient l'adresse électronique. Cette adresse électronique sera utilisée pour envoyer le message de confirmation
Vous pouvez également inclure une invitation au calendrier Outlook avec votre courriel de confirmation. Vous pouvez générer un fichier .ics dans les paramètres. Ajoutez le titre, l'emplacement, la description et l'heure de début et de fin des éléments de votre calendrier. Il sera ajouté en tant que pièce jointe à votre courriel de confirmation.
Notification
Dans la dernière section des paramètres du formulaire, vous pouvez indiquer si vous souhaitez recevoir un message de confirmation après avoir rempli un formulaire.
