Premiers pas avec Flexmail

Bienvenue sur Flexmail. Ce guide vous accompagne à travers toutes les étapes de configuration nécessaires avant l'envoi de votre première campagne. Chaque étape est simple, et une fois que vous les aurez toutes franchies, vous disposerez de bases solides. La plupart des utilisateurs complètent cette configuration en moins d'une heure.

Avant de commencer

Pour suivre ce guide, vous aurez besoin de :

• Un compte Flexmail (essai gratuit ou abonnement payant)
• L'accès aux paramètres DNS de votre domaine, ou d'une personne pouvant vous y aider
• Une liste de contacts existants au format CSV, si vous migrez depuis une autre plateforme
• Le logo et les couleurs de votre entreprise ; les codes HEX sont idéaux

Votre liste de contrôle de configuration

Étape 1 : choisir vos langues de communication

Flexmail prend en charge l'envoi multilingue depuis un seul compte, ce qui constitue un véritable avantage si votre audience couvre différentes communautés linguistiques. Lors de votre première connexion, Flexmail vous demandera quelles langues vous souhaitez utiliser.

Si vous n'envoyez qu'en une seule langue, Flexmail simplifie l'interface et masque les paramètres dont vous n'avez pas besoin. Si vous sélectionnez plusieurs langues, vous choisirez également une langue de repli : celle que Flexmail utilise lorsqu'aucune traduction n'est disponible pour un contact donné.

Étape 2 : configurer votre Brand kit

Votre kit de marque stocke votre logo, vos couleurs et vos polices de caractères. Une fois configurés, ces éléments sont disponibles chaque fois que vous créez un message ou un modèle, de sorte que vous n'avez plus besoin de rechercher vos codes HEX à chaque fois.

Accédez à Paramètres, puis à Brand kit.

1. Téléchargez votre logo
2. Ajoutez vos couleurs de marque à l'aide de codes HEX
3. Sélectionnez vos polices de caractères préférées

Étape 3 : configurer la validation de l'expéditeur

Avant de pouvoir envoyer une campagne, Flexmail doit confirmer que vous avez accès à l'adresse e-mail depuis laquelle vous souhaitez envoyer. Il s'agit d'une étape unique et simple par adresse d'expéditeur.

Accédez à Paramètres, puis à Ajouter ou supprimer des expéditeurs. Ajoutez l'adresse que vous souhaitez utiliser et Flexmail enverra un e-mail de confirmation à cette adresse. Cliquez sur le lien dans cet e-mail et vous êtes prêt à envoyer. Vous pouvez ajouter autant d'adresses d'expéditeur que nécessaire.

Étape 4 : Configurer l'authentification des e-mails

L'authentification des e-mails aide vos messages à arriver dans la boîte de réception plutôt que dans le dossier spam. Elle utilise deux normes de sécurité, SPF et DKIM, qui indiquent aux serveurs de messagerie récepteurs que vos e-mails proviennent bien de vous.

Une fois que vous avez validé une adresse d'expéditeur (étape 3), Flexmail vérifie automatiquement si vos enregistrements de domaine sont correctement configurés. Si ce n'est pas le cas, vous pouvez télécharger un fichier depuis votre compte Flexmail avec les paramètres corrects. Transmettez ce fichier à votre administrateur de domaine ou à votre équipe informatique et ils sauront exactement quoi en faire.

→  En savoir plus sur la configuration de l'authentification des e-mails

Étape 5 : configurer vos champs personnalisés

Les champs personnalisés vous permettent de stocker des informations supplémentaires sur vos contacts, au-delà des valeurs par défaut telles que le nom et l'adresse e-mail. Pensez à des champs tels que le nom de l'entreprise, la date d'anniversaire, la formule d'abonnement ou tout autre détail pertinent pour votre activité.

Les configurer avant d'importer vos contacts vous permet de mapper correctement vos données dès le départ, plutôt que de devoir réimporter ultérieurement. Accédez à Paramètres, puis à Gérer les champs personnalisés.

Étape 6 : configurer les centres d'intérêt

Les centres d'intérêt sont des étiquettes que vous associez aux contacts pour suivre ce qui les intéresse. Ils constituent l'un des outils les plus puissants de Flexmail pour envoyer des e-mails pertinents et ciblés au fil du temps.

Les centres d'intérêt peuvent être ajoutés à un contact de plusieurs façons :

• Automatiquement, lorsqu'un contact clique sur un lien que vous avez associé à un centre d'intérêt spécifique
• Lors de l'importation, en attribuant des centres d'intérêt à un groupe de contacts en bloc
• Par le contact lui-même, lorsqu'il remplit un formulaire d'opt-in ou met à jour sa page de profil
• Via l'API, pour des intégrations plus avancées

Vous n'avez pas besoin de tout planifier dès maintenant. Commencez par les catégories qui correspondent à votre activité et elles se rempliront naturellement au fur et à mesure que les contacts interagiront avec vos e-mails.

Accédez à Contacts, puis à Intérêts, pour commencer.

Étape 7 : importer vos contacts existants

Si vous disposez déjà d'une liste de contacts, vous pouvez les importer dans Flexmail en téléchargeant un fichier CSV. Flexmail vous guide à travers le processus étape par étape.

Accédez à Contacts et cliquez sur Ajouter des contacts. Téléchargez votre fichier, puis associez chaque colonne au champ correspondant dans Flexmail, y compris les champs personnalisés que vous avez créés à l'étape 5.

Étape 8 : importer les désabonnements existants dans la liste noire

Si vous migrez vers Flexmail depuis une autre plateforme, cette étape est importante. Toute personne ayant précédemment demandé à se désabonner ne doit pas recevoir d'e-mails de votre nouvelle configuration.

Exportez vos désabonnés depuis votre ancienne plateforme, puis importez cette liste dans l'onglet Liste noire de Flexmail avant d'importer vos contacts actifs. Flexmail exclura automatiquement ces adresses de toutes les campagnes futures.

Étape 9 : créer votre premier segment

Les segments vous permettent de définir des groupes spécifiques au sein de votre liste de contacts afin d'envoyer des e-mails plus pertinents. Dans Flexmail, les segments sont construits à partir de champs de contacts, de champs personnalisés, de centres d'intérêt et de comportements, et ils se mettent à jour automatiquement à mesure que les données de vos contacts évoluent.

Accédez à Contacts, puis Segments, et cliquez sur Ajouter un segment.

Étape 10 : créer un formulaire d'opt-in

Un formulaire d'opt-in permet aux visiteurs de s'abonner à vos e-mails directement depuis votre site web. Lorsqu'une personne remplit le formulaire, elle reçoit un e-mail de confirmation. Une fois qu'elle clique pour confirmer, elle est ajoutée à votre compte en tant que contact vérifié.

Ce processus de double opt-in vous fournit un consentement documenté pour chaque contact, ce qui correspond exactement à ce qu'exige le RGPD. Il garantit également que votre liste reste propre et que vos taux d'engagement restent élevés, car chaque personne qui y figure souhaite véritablement recevoir vos communications.

Accédez à Formulaires, puis à Formulaires d'opt-in, et cliquez sur Créer un nouveau formulaire d'opt-in. Une fois satisfait du formulaire, générez le code d'intégration et ajoutez-le à votre site web.

Étape 11 : créer votre premier modèle

Les modèles vous font gagner du temps et assurent la cohérence de vos e-mails. Au lieu de construire votre mise en page de zéro à chaque fois, vous partez d'un modèle et mettez simplement à jour le contenu.

Accédez à Campagnes, puis à Messages, et cliquez sur Créer un nouveau message. Utilisez l'éditeur d'e-mails pour concevoir votre mise en page, ajouter votre logo et appliquer vos couleurs de marque. Une fois satisfait du résultat, enregistrez-le en tant que modèle.

Quelques modèles utiles à créer dès le début :

• Modèle de newsletter, pour partager des actualités et des articles
• Modèle à thème unique, pour des messages ciblés avec un seul appel à l'action clair
• Modèle promotionnel, pour les offres et les annonces de produits
• Modèle d'invitation à un événement, pour les webinaires et les événements en présentiel

Étape 12 : créer un e-mail de bienvenue

Un e-mail de bienvenue est le premier message qu'un nouvel abonné reçoit de votre part, et il donne le ton pour tout ce qui suit. Les études montrent que 76 % des personnes s'attendent à recevoir un e-mail de bienvenue immédiatement après leur inscription, et les abonnés qui en reçoivent un affichent un engagement à long terme supérieur de 33 %.

Présentez-vous aux nouveaux contacts, expliquez-leur ce qu'ils peuvent attendre de vos e-mails et comment en tirer le meilleur parti. Créez votre message de bienvenue dans l'éditeur d'e-mails, puis configurez un workflow d'automatisation pour l'envoyer automatiquement à chaque nouveau contact qui rejoint votre liste.

Étape 13 : envoyer votre première campagne

Créez votre campagne en choisissant votre message, votre adresse d'expéditeur, un objet et le segment que vous souhaitez atteindre. Décidez d'envoyer immédiatement ou de planifier l'envoi pour plus tard.

Après l'envoi, consultez les rapports de votre campagne pour voir ses performances. Votre taux d'ouverture, votre taux de clics et votre taux de désabonnement vous renseignent tous sur la réception de votre message et sur les points à améliorer lors du prochain envoi.

Erreurs courantes à éviter

Ignorer l'authentification des e-mails

De nombreux utilisateurs sautent les étapes 3 et 4 et tentent d'envoyer une campagne directement. Sans adresse d'expéditeur validée et sans enregistrements DNS corrects, vos e-mails ont bien plus de chances d'atterrir dans les spams ou d'être rejetés. Effectuez l'authentification complète avant d'envoyer quoi que ce soit.

Importer des contacts sans consentement documenté

Il peut être tentant d'importer chaque adresse e-mail que vous avez collectée, mais si vous ne pouvez pas identifier un moment précis où ces personnes ont accepté de recevoir vos e-mails, vous ne devriez pas les importer. Envoyer des e-mails à des personnes sans consentement risque de générer des plaintes pour spam, nuit à votre réputation d'expéditeur et enfreint le RGPD.

Oublier d'importer les désabonnés en premier

Si vous migrez depuis une autre plateforme, importer vos contacts actifs avant votre liste noire est une erreur courante. Importez toujours les désabonnés en premier (étape 8) afin qu'aucun contact ayant précédemment demandé à se désabonner ne reçoive accidentellement votre première campagne.

Ne pas configurer les champs personnalisés avant l'importation

Si vous importez des contacts avant de configurer vos champs personnalisés, vous devrez réimporter ou mettre à jour manuellement les fiches pour ajouter ces données ultérieurement. Prenez le temps de créer vos champs à l'étape 5 afin que l'importation soit correctement mappée dès le départ.

Envoyer sans profil de test

Les espaces réservés de personnalisation tels que le prénom ou l'entreprise apparaîtront vides ou incorrects dans votre aperçu si vous n'avez pas renseigné un profil de test. Configurez-le dans les Paramètres avant de prévisualiser ou de tester un message.

Prochaines étapes

Félicitations pour avoir terminé votre configuration. Voici quelques pistes pour tirer encore plus parti de Flexmail :

• Explorez l'automatisation en configurant une séquence de workflow
• Réalisez un test AB sur votre prochaine campagne pour optimiser vos objets (formules Pro et Premium)
• Ajoutez des formulaires d'opt-in supplémentaires sur des pages spécifiques de votre site web pour développer votre liste
• Configurez le suivi des liens pour attribuer automatiquement des centres d'intérêt en fonction de ce sur quoi les contacts cliquent