Premiers pas avec Flexmail

Bienvenue sur Flexmail. Ce guide vous accompagne pas à pas à travers tous les réglages à effectuer avant d'envoyer votre première campagne. Chaque étape est claire et vous permettra de poser des bases solides. La plupart des utilisateurs terminent cette configuration en moins d'une heure.

Avant de commencer

Pour suivre ce guide, vous avez besoin des éléments suivants :

  • Un compte Flexmail (période d'essai gratuite ou abonnement payant)
  • L'accès aux paramètres DNS de votre domaine, ou une personne capable de vous aider
  • Une liste de contacts existants au format CSV si vous venez d'une autre plateforme
  • Le logo de votre entreprise et vos couleurs de marque, de préférence sous forme de codes HEX

Votre liste de contrôle de configuration

  1. Choisissez vos langues de communication
  2. Configurez votre Brand kit
  3. Configurez la validation de l'expéditeur
  4. Configurez l'authentification des e-mails
  5. Configurez vos champs personnalisés
  6. Configurez les intérêts
  7. Importez vos contacts existants
  8. Importez vos désinscriptions dans la Blacklist
  9. Créez votre premier segment
  10. Créez un formulaire d'opt-in
  11. Créez votre premier modèle
  12. Créez un e-mail de bienvenue
  13. Envoyez votre première campagne

Stap 1: Choisissez vos langues de communication

Flexmail prend en charge les envois multilingues depuis un seul compte, ce qui est très pratique si votre public cible comprend plusieurs communautés linguistiques. Lors de votre première connexion, Flexmail vous demande quelles langues vous souhaitez utiliser.

Si vous envoyez vos messages dans une seule langue, Flexmail reste simple et masque les paramètres inutiles. Si vous sélectionnez plusieurs langues, vous choisissez également une langue de repli. Il s'agit de la langue utilisée par Flexmail lorsqu'aucune traduction n'est disponible pour un contact précis.

Support tip Vous êtes une entreprise belge qui envoie des e-mails en néerlandais et en français ? L'anglais fonctionne souvent bien comme langue de repli, car il est largement compris. Ajoutez l'anglais comme langue de communication et définissez-le comme langue de repli.

Stap 2: Configurez votre Brand kit

Le Brand kit permet d'enregistrer votre logo, vos couleurs et vos polices de caractères. Une fois définis, ils restent disponibles chaque fois que vous créez un message ou un modèle. Vous n'avez donc plus besoin de chercher vos codes HEX à chaque fois.

Allez dans Paramètres, puis dans Brand kit.

  1. Téléversez votre logo
  2. Ajoutez vos couleurs de marque principales et secondaires à l'aide des codes HEX
  3. Sélectionnez vos polices préférées

Support tip Configurez votre Brand kit avant de créer des modèles pour que tout soit directement prêt à l'emploi.

Stap 3: Configurez la validation de l'expéditeur

Avant de pouvoir envoyer une campagne, Flexmail doit vérifier que vous avez bien accès à l'adresse e-mail d'expédition souhaitée. Cette étape ne s'effectue qu'une seule fois par adresse d'expéditeur.

Allez dans Paramètres, puis dans Ajouter ou supprimer des expéditeurs. Ajoutez l'adresse que vous souhaitez utiliser. Flexmail envoie un e-mail de confirmation à cette adresse. Cliquez sur le lien dans l'e-mail et vous pourrez commencer vos envois. Vous pouvez ajouter autant d'adresses d'expéditeur que nécessaire.

Stap 4: Configurez l'authentification des e-mails

L'authentification des e-mails confirme aux serveurs de réception que vos messages proviennent bien de vous. Sans authentification, vos messages risquent davantage de finir dans le dossier de courrier indésirable. Flexmail utilise trois normes de sécurité : SPF, DKIM et DMARC.

Dès que vous validez une adresse d'expéditeur, Flexmail vérifie automatiquement si les enregistrements de domaine sont configurés correctement. S'il manque un élément, vous pouvez télécharger un fichier depuis votre compte avec les paramètres exacts que votre gestionnaire de domaine doit ajouter. La prise en compte des modifications DNS prend entre 24 et 48 heures, ce qui est normal.

GDPR  Une authentification correcte des e-mails est une exigence technique pour envoyer des messages conformes au RGPD. Elle prouve la légitimité de vos e-mails et protège vos contacts contre les tentatives de phishing qui usurperaient votre marque.

Stap 5: Configurez vos champs personnalisés

Les champs personnalisés permettent d'enregistrer des détails supplémentaires sur vos contacts en plus des champs par défaut comme le nom et l'adresse e-mail. Il peut s'agir du nom de l'entreprise, de la date de naissance, du type d'abonnement ou de toute autre donnée utile à votre organisation.

En configurant ces champs avant d'importer vos contacts, vous associez vos données correctement dès le début sans devoir recommencer l'importation plus tard. Allez dans Paramètres, puis dans Gérer les champs personnalisés.

Support tip Créez uniquement les champs que vous prévoyez d'utiliser. Une fiche de contact claire est plus facile à gérer qu'une fiche encombrée de champs vides.

Stap 6: Configurez les intérêts

Les intérêts sont des étiquettes associées aux contacts pour suivre leurs centres d'intérêt. Ils permettent de cibler précisément vos envois à long terme avec Flexmail.


Vous pouvez ajouter des intérêts à un contact de plusieurs manières :

  • Automatiquement, lorsqu'un contact clique sur un lien de votre e-mail associé à un intérêt précis
  • Pendant l'importation, en attribuant des intérêts à plusieurs contacts à la fois
  • Par le contact lui-même, lorsqu'il remplit un formulaire d'opt-in ou met à jour sa page de profil
  • Via l'API, pour les intégrations plus poussées

Vous n'avez pas besoin de tout définir dès le début. Commencez par les catégories utiles à votre organisation, elles se complètent d'elles-mêmes selon les interactions des contacts avec vos e-mails.

Allez dans Contacts, puis dans Intérêts pour commencer.

Stap 7: Importez vos contacts existants

Si vous possédez déjà une liste de contacts, vous pouvez l'importer dans Flexmail avec un fichier CSV. Flexmail vous guide à chaque étape du processus.

Allez dans Contacts et cliquez sur Ajouter des contacts. Téléversez votre fichier, puis faites correspondre chaque colonne avec le bon champ dans Flexmail, y compris les champs personnalisés créés à l'étape 5.

GDPR  Importez uniquement des contacts qui vous ont donné un consentement clair et documenté pour recevoir vos e-mails. L'importation de contacts sans accord nuit à votre délivrabilité et enfreint le RGPD.

Stap 8: Importez vos désinscriptions dans la Blacklist

Cette étape est importante si vous venez d'une autre plateforme. Toute personne déjà désinscrite ne doit recevoir aucun e-mail depuis votre nouvelle configuration.

Exportez vos contacts désinscrits depuis votre ancienne plateforme, puis importez cette liste dans l'onglet Blacklist de Flexmail avant d'importer vos contacts actifs. Flexmail exclut automatiquement ces adresses de tous vos futurs envois de campagne.

Let op  Importez toujours vos contacts désinscrits avant vos contacts actifs. Oublier cette étape est l'une des causes les plus fréquentes de plaintes RGPD lors d'un changement de plateforme d'e-mailing.

Stap 9: Créez votre premier segment

Les segments vous permettent de cibler des groupes précis au sein de votre liste de contacts afin d'envoyer des e-mails plus adaptés. Dans Flexmail, les segments reposent sur les champs de contact, les champs personnalisés, les intérêts et le comportement. Ils s'actualisent automatiquement à chaque mise à jour des données de vos contacts.

Allez dans Contacts, puis dans Segments, et cliquez sur Ajouter un segment.

Stap 10: Créez un formulaire d'opt-in

Un formulaire d'opt-in permet aux visiteurs de s'inscrire à vos e-mails directement depuis votre site web. Lorsqu'une personne remplit le formulaire, elle reçoit un e-mail de confirmation. Dès qu'elle clique sur le lien pour confirmer, elle rejoint votre compte en tant que contact vérifié.

Ce processus de double opt-in vous apporte un consentement documenté pour chaque contact, en accord direct avec les exigences du RGPD. Votre liste reste propre et vos taux d'engagement restent élevés, car chaque inscrit souhaite réellement recevoir vos messages.

Allez dans Formulaires, puis dans Formulaires d'opt-in, et cliquez sur Créer un nouveau formulaire d'opt-in. Dès que le formulaire vous convient, générez le code d'intégration et intégrez-le sur votre site web.

GDPR  Le double opt-in reste la référence pour constituer une liste conforme au RGPD. Flexmail propose uniquement le double opt-in comme méthode d'inscription par choix délibéré.

Open tracking consent. Si le suivi des ouvertures est activé sur votre compte et que la politique de consentement correspondante s'applique, le formulaire d'opt-in créé dans Flexmail affiche une case à cocher. Par cette case, le visiteur accepte que vous mesuriez l'ouverture de vos e-mails. La case n'est pas cochée par défaut. Vous ne pouvez ni la supprimer ni la cocher par défaut. Si le visiteur laisse la case décochée, son inscription est validée et il reçoit vos messages sans pixel de suivi. Si le suivi des ouvertures est désactivé, cette case n'apparaît pas. Vous trouverez plus d'explications dans l'article Comment recueillir le consentement pour le suivi des ouvertures ?.

Stap 11: Créez votre premier modèle

Les modèles font gagner du temps et garantissent la cohérence de vos e-mails. Au lieu de recréer votre mise en page à chaque envoi, vous partez d'un modèle pour simplement adapter le contenu.

Allez dans Campagnes, puis dans Messages, et cliquez sur Créer un nouveau message. Utilisez le Mailbuilder pour concevoir votre mise en page, ajouter votre logo et appliquer vos couleurs de marque. Enregistrez le résultat comme modèle dès qu'il vous convient.

Voici quelques modèles utiles à créer dès le départ :

  • Un modèle de newsletter, pour partager vos actualités et vos articles
  • Un modèle à message unique, pour des communications ciblées avec un seul appel à l'action précis
  • Un modèle promotionnel, pour vos offres et annonces de produits
  • Un modèle d'invitation, pour vos webinaires et événements physiques

Support tip  Remplissez votre profil de test via les Paramètres avant de finaliser votre modèle. Vous pourrez ainsi visualiser les champs de personnalisation avec des données de contact réalistes et voir exactement ce que vos destinataires reçoivent.

Stap 12: Créez un e-mail de bienvenue

L'e-mail de bienvenue est le premier message qu'un nouvel abonné reçoit de votre part et il donne le ton pour les envois suivants. Les données montrent que 76 % des personnes attendent un e-mail de bienvenue dès leur inscription, et les abonnés qui le reçoivent affichent un taux d'engagement supérieur de 33 % sur la durée.

Présentez votre organisation aux nouveaux contacts, indiquez-leur à quoi s'attendre et comment profiter au mieux de vos e-mails. Concevez votre message de bienvenue dans le Mailbuilder, puis configurez un scénario d'automatisation pour l'envoyer dès qu'un nouveau contact s'inscrit.

Stap 13: Envoyez votre première campagne

Créez votre campagne en choisissant votre message, votre adresse d'expédition, votre objet et le segment ciblé. Choisissez d'envoyer la campagne tout de suite ou de planifier son départ pour plus tard.

Une fois l'envoi terminé, analysez les rapports de votre campagne pour étudier ses performances. Votre taux d'ouverture, votre taux de clics et votre taux de désinscription indiquent comment le message a été accueilli et ce que vous pouvez ajuster pour la prochaine fois.

Si la politique de consentement pour le suivi des ouvertures est active, Flexmail calcule le taux d'ouverture uniquement sur les contacts qui ont accepté ce suivi. Pour en savoir plus, consultez l'article Lire les rapports lorsque la politique de consentement est active.

Erreurs fréquentes à éviter

Ignorer l'authentification des e-mails

Beaucoup d'utilisateurs ignorent les étapes 3 et 4 pour lancer directement une campagne. Sans adresse d'expéditeur validée et sans enregistrements DNS corrects, vos messages risquent d'atterrir dans le dossier de spam ou d'être refusés. Terminez l'authentification avant tout envoi.


Importer des contacts sans consentement documenté

Importer chaque adresse e-mail collectée par le passé est tentant, mais n'importez aucun contact sans pouvoir prouver le moment où la personne a accepté vos e-mails. L'envoi sans accord génère des signalements de spam, dégrade votre réputation d'expéditeur et enfreint le RGPD.


Oublier d'importer les désinscriptions en premier

Lors d'une migration depuis un autre outil, importer les contacts actifs avant sa Blacklist est une erreur fréquente. Importez toujours les désinscriptions en premier (étape 8) pour éviter qu'un contact désinscrit reçoive votre première campagne par erreur.


Ne pas créer les champs personnalisés avant l'importation

Si vous importez des contacts avant de créer vos champs personnalisés, vous devrez refaire l'importation ou mettre à jour chaque fiche à la main pour ajouter ces données. Prenez le temps de définir vos champs à l'étape 5 pour que l'importation soit correcte dès le premier essai.


Envoyer sans profil de test

Les balises de personnalisation comme le prénom ou le nom de l'entreprise s'affichent vides ou erronées dans votre aperçu si vous n'avez pas renseigné de profil de test. Configurez-le dans les Paramètres avant de vérifier ou de tester un message.

Prochaines étapes

Félicitations, votre configuration est terminée. Voici quelques étapes utiles pour aller plus loin avec Flexmail :

  • Découvrez l'automatisation en créant un scénario Workflow
  • Lancez un test A/B sur votre prochaine campagne pour travailler vos objets (formules Pro et Premium)
  • Ajoutez d'autres formulaires d'opt-in sur des pages ciblées de votre site pour élargir votre audience
  • Configurez le suivi des liens pour attribuer automatiquement des intérêts selon les clics de vos contacts
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